Tổng quan về Power BI bản quyền

Tổng quan về Power BI

Power BI là một bộ công cụ “phân tích kinh doanh” để phân tích dữ liệu và chia sẻ thông tin chi tiết của Microsoft. Kết nối để dễ dàng truy cập vào dữ liệu trên Dashboard – bảng điều khiển, Reports – báo cáo và Datasets – tập dữ liệu trong Power BI của bạn.

MUA POWER BI tại PACISOFT Vietnam

Mặc dù Power BI là một công cụ BI (Business Intelligence) tự phục vụ/self-service mang lại phân tích dữ liệu cho nhân viên, nó chủ yếu được sử dụng bởi các nhà phân tích dữ liệu và các chuyên gia phân tích thông tin kinh doanh, những người tạo ra các mô hình dữ liệu trước khi phổ biến báo cáo trong toàn tổ chức. Tuy nhiên, những người không có nền tảng phân tích vẫn có thể sử dụng Power BI và tạo báo cáo.

Microsoft Power BI được sử dụng bởi cả đại diện bộ phận và ban quản lý, với các báo cáo và dự báo được tạo ra để hỗ trợ các đại diện tiếp thị và bán hàng, đồng thời cung cấp dữ liệu cho việc quản lý về cách bộ phận hoặc cá nhân nhân viên đang tiến triển đến mục tiêu nào đó.

Ngoài ra, Power BI còn cung cấp cổng quản trị cho quản trị viên để giúp định cấu hình việc triển khai Power BI, cũng như giám sát sử dụng và giấy phép.

Các thành phần chính của Power BI:

• Power BI Desktop
• Power BI Service
• Power BI Mobile

Được bao gồm trong Power BI là một số thành phần giúp người dùng tạo và chia sẻ báo cáo dữ liệu.

• Power Query: một công cụ chuyển đổi và tổ hợp dữ liệu.
• Power Pivot: một công cụ lập mô hình dữ liệu dạng bảng bộ nhớ.
• Power View: một công cụ trực quan hóa dữ liệu.
• Power Map: công cụ trực quan hóa dữ liệu không gian hình học 3D.
• Power Q&A: công cụ trả lời các câu hỏi.

Power BI Desktop là nơi các nhà phân tích và người dùng khác có thể tạo kết nối dữ liệu, mô hình dữ liệu và báo cáo. Power BI Service là nơi có thể chia sẻ các báo cáo đó, vì vậy những người dùng khác có thể xem và tương tác với các báo cáo.

Xây dựng báo cáo Power BI bắt đầu bằng cách kết nối các nguồn dữ liệu. Sau đó, người dùng truy vấn dữ liệu để tạo báo cáo dựa trên nhu cầu của họ. Báo cáo được xuất bản lên Power BI Service và được chia sẻ để người dùng trên cloud và thiết bị di động có thể xem và tương tác với báo cáo. Có thể thêm quyền để cung cấp cho đồng nghiệp khả năng chỉnh sửa báo cáo hoặc tạo trang tổng quan hoặc giới hạn khả năng chỉnh sửa của họ.

Tư vấn xác định nhu cầu Power BI của doanh nghiệp

Nhu cầu sử dụng Power BI có thể phụ thuộc vào vai trò của bạn trong một dự án hoặc trong một nhóm. Những người khác, trong các vai trò khác, có thể sử dụng Power BI theo cách khác.

Ví dụ: bạn có thể chủ yếu sử dụng dịch vụ Power BI để xem báo cáo số liệu kinh doanh. Mọi người có thể sử dùng Power BI Desktop hoặc Power BI Report Builder để tạo ra báo cáo, sau đó xuất bản các báo cáo đó lên dịch vụ Power BI nơi bạn xem các báo cáo này. Một đồng nghiệp khác, trong lĩnh vực bán hàng, có thể chủ yếu sử dụng ứng dụng Power BI mobile để theo dõi tiến độ bán hàng và chi tiết cập nhật các khách hàng mới.

Nếu bạn là developer, bạn có thể sử dụng API Power BI để đẩy dữ liệu vào datasets hoặc để nhúng dashboard và báo cáo vào các ứng dụng cũng như tùy chỉnh được dễ dàng khi có những thiết kế mới đẹp mắt và chia sẻ khi hoàn thành.

Bạn cũng có thể sử dụng từng elements của Power BI vào những thời điểm khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu hoặc vai trò của bạn đối với một dự án nhất định.

Cách bạn sử dụng Power BI có thể dựa trên tính năng hoặc dịch vụ của Power BI. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo cho nhóm của riêng bạn về thống kê tương tác của khách hàng và bạn có thể xem tồn kho và tiến độ sản xuất trong bảng điều khiển thời gian thực trong dịch vụ Power BI. Bạn có thể tạo một mẫu báo cáo (paginated) dạng mẫu hóa đơn sau đó có thể gửi qua email, dựa trên tập dữ liệu Power BI.

Các nhu cẩu sử dụng Power BI như sau:

Power BI dành cho bộ phận kinh doanh

Tất cả dữ liệu đó trở thành biểu đồ và đồ thị, trực quan hóa dữ liệu của bạn cho bạn. Thay vì danh sách dài hoặc bảng số và từ, thông tin chi tiết về dữ liệu của bạn rất đẹp – hình ảnh đầy màu sắc và hấp dẫn kể những câu chuyện về thông tin chi tiết trong dữ liệu của bạn.

Chỉ cần mở dịch vụ Power BI, trong trình duyệt hoặc trên thiết bị di động. Xem quan dashboard các báo cáo đáng tin cậy, tự động cập nhật và làm mới, vì vậy bạn luôn làm việc với nội dung mới nhất.

Vì nội dung liên tục thay đổi, cập nhật nên bạn có thể đào sâu, tìm kiếm xu hướng, thông tin chi tiết và các thông tin kinh doanh khác. Cắt và chia nhỏ nội dung, và thậm chí đặt câu hỏi trong Power BI bằng cách sử dụng từ ngữ của chính bạn. Hoặc, ngồi lại và để dữ liệu của bạn khám phá những thông tin chi tiết thú vị cho bạn; yêu cầu gửi cảnh báo khi dữ liệu thay đổi và báo cáo qua email cho bạn theo lịch bạn đã đặt. Tất cả dữ liệu của bạn, bất cứ lúc nào, trên đám mây hoặc tại chỗ, từ bất kỳ thiết bị nào.

Như thế vì bạn chỉ cần số liệu để ra quyết định kinh doanh, nên bạn không cần những yếu tố khác để tạo ra báo cáo hay thiết kế nên đơn giản bạn chỉ cần biết đến dịch vụ Power BI Service cần phải trang bị bản quyền Power BI Pro cho việc nhận cá chia sẻ nội dung báo cáo từ các bộ phận khác.

Power BI Desktop dành cho người tạo mẫu báo cáo

Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí, cài đặt trên máy tính để truy cập, thay đổi và thể hiện dữ liệu linh hoạt. Bạn có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và kết hợp chúng (thường được gọi là mô hình hóa) thành một mô hình dữ liệu. Mô hình dữ liệu này cho phép bạn xây dựng hình ảnh và bộ sưu tập hình ảnh mà bạn có thể chia sẻ dưới dạng báo cáo với những người khác trong tổ chức của bạn. Hầu hết người dùng làm việc trong các dự án business intelligence projects sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo, sau đó sử dụng dịch vụ Power BI service để chia sẻ báo cáo của họ với người khác.

Các cách sử dụng phổ biến nhất cho Power BI Desktop như sau:

• Kết nối với dữ liệu
• Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu đó, để tạo mô hình dữ liệu
• Tạo hình ảnh, chẳng hạn như biểu đồ hoặc đồ thị, cung cấp các trình bày trực quan về dữ liệu
• Tạo báo cáo là tập hợp các hình ảnh, trên một hoặc nhiều trang báo cáo
• Chia sẻ báo cáo với những người khác bằng cách sử dụng dịch vụ Power BI

Những người thường xuyên chịu trách nhiệm cao nhất cho các nhiệm vụ như vậy thường được coi là nhà phân tích dữ liệu (đôi khi được gọi là nhà phân tích) hoặc chuyên gia dự báo kinh doanh (thường được gọi là người tạo báo cáo). Tuy nhiên, nhiều người không coi mình là nhà phân tích hoặc người tạo báo cáo sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo hấp dẫn hoặc để lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và xây dựng mô hình dữ liệu mà họ có thể chia sẻ với đồng nghiệp và tổ chức của mình.

Power BI Report Builder dành cho người tạo báo cáo của enterprise.

Sử dụng các tính năng của Power BI premium để thiết kế các loại báo cáo chuyên biệt với các công cụ của Power BI Report Builder – Power BI Report Server sau đó xuất báo cáo lên Power BI service chia sẻ cho toàn doanh nghiệp.

Ngoài ra còn có các đối tượng sử dụng Power BI như là administrator và developer là những người quản trị thiết lập vai trò của từng users để sử dụng tài liệu và nguồn lực của tổ chức. Hay như developers thì có những tác vụ chuyên sâu để giúp Power BI hoạt động hiệu quả.

Tư vấn chọn Power BI phiên bản phù hợp với doanh nghiệp

Hiện tại, có ba loại Power BI hiện có sẵn cho người dùng doanh nghiệp, ngoài các ứng dụng đáp ứng trên thiết bị di động, nhiều khách hàng muốn biết sự khác biệt giữa Power BI Desktop, Power BI Provà Power BI Premium.

Power BI Desktop là phiên bản Power BI miễn phí mà bạn có thể cài đặt trên máy tính cục bộ (local) của mình dưới dạng một chương trình và hoạt động như một ứng dụng máy tính để bàn đồng hành với phiên bản đầy đủ của Power BI. Nếu bạn cần hợp nhất các nguồn dữ liệu của mình, tạo báo cáo của riêng bạn và tiến hành phân tích riêng hoặc kiểm tra các khả năng của Power BI, thì đây là phiên bản hoàn hảo để bắt đầu cho tất cả các cấp độ kỹ năng – cho dù bạn không phải là CNTT và muốn làm cho báo cáo của mình tương tác hơn hoặc các nhà phân tích tìm kiếm các chi tiết phong phú hơn, đó là một trong những công cụ phân tích kinh doanh tốt nhất để sử dụng.

Mặc dù là bản miễn phí, bạn có thể ngạc nhiên về những gì Microsoft đã đưa vào Power BI Desktop:

• Bạn có thể kết nối và nhập dữ liệu từ hơn 70 nguồn dựa trên đám mây và on-premises.
• Có cùng các hình ảnh và bộ lọc phong phú từ Power BI Pro.
• Tự động phát hiện tìm và tạo mối quan hệ dữ liệu giữa các bảng và định dạng.
• Xuất báo cáo của bạn sang CSV, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint và PDF.
• Hỗ trợ Python.
• Lưu, tải lên và xuất bản báo cáo của bạn lên Web và toàn bộ dịch vụ Power BI.
• Giới hạn bộ nhớ 10 GB cho mỗi người dùng.

Đương nhiên, có một số hạn chế về tính năng với Power BI Desktop miễn phí:

• Không thể chia sẻ báo cáo đã tạo với người dùng không phải Power BI Pro.
• Không có App Workspaces.
• Không nhúng API.
• Không có đăng ký email.
• Không chia sẻ ngang hàng (peer-to-peer-sharing).
• Không hỗ trợ phân tích trong Excel trong Power BI Desktop.

Rất rõ ràng: Tất cả các tính năng cơ bản của Power BI là làm trực quan, rõ ràng thông tin và chuẩn bị dữ liệu, trình kết nối với nguồn dữ liệu, báo cáo tùy chỉnh, hình ảnh hóa và xuất sang các ứng dụng của Microsoft đều có trong Power BI Desktop. Do đó, bất kỳ chức năng hoặc tính năng cốt lõi nào có sẵn trong Power BI Desktop cũng là tiêu chuẩn trong các phiên bản trả phí, cấp cao hơn.

Power BI Pro là phiên bản đầy đủ của Power BI, hoàn chỉnh với khả năng sử dụng Power BI cho cả việc xây dựng trang tổng quan và báo cáo cũng như xem, chia sẻ và sử dụng không giới hạn các báo cáo đã tạo của bạn (và các báo cáo được chia sẻ bởi người khác) – điều này không thể thực hiện được với Power BI Desktop.

Phân tích về sự khác biệt của Power BI Pro so với Power BI Desktop:

• Khả năng nhúng hình ảnh Power BI vào ứng dụng (PowerApps, SharePoint, Teams, v.v.).
• Tích hợp gốc với các giải pháp khác của Microsoft (Dịch vụ dữ liệu Azure).
• Chia sẻ tập dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo với những người dùng Power BI Pro khác.
• Có thể tạo App Workspaces và chia sẻ ngang hàng (peer-to-peer sharing).

Power BI Pro được cấp phép dươi trên từng người dùng (user). Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có 20 người cần sử dụng đầy đủ các khả năng của BI tự phục vụ để tạo trang tổng quan và báo cáo, bạn cần 20 giấy phép (license) của Power BI Pro, cho phép những người dùng này toàn quyền truy cập vào việc tạo báo cáo và sử dụng không giới hạn (xem) của mọi nội dung đã tạo. Nếu bạn có nhiều người dùng, Power BI Pro rõ ràng có thể trở nên khá đắt. VÌ vậy hãy đọc tiếp Power BI Premium.

Power BI Premium là cấp cao nhất của Power BI hiện có và rất khác biệt so với hai phiên bản khác.

Ngoài các tính năng và tiêu chuẩn chức năng cho tất cả các phiên bản của dịch vụ, người dùng Power BI Premium nhận được:

• Tăng giới hạn dung lượng dữ liệu và hiệu suất tối đa.
• Quyền truy cập vào một API surface.
• Khả năng nhúng hình ảnh Power BI vào ứng dụng (PowerApps, SharePoint, Teams, v.v.).
• Kích thước lưu trữ lớn hơn để triển khai mở rộng.
• Geo distribution, tốc độ làm mới cao hơn, isolation, pin to memory, read-only replicas.
• Power BI Report Server.

Power BI Premium khác với phiên bản miễn phí và Power BI pro ở mô hình cấp phép, chỉ phù hợp với quy mô và loại hình tổ chức/doanh nghiệp với kịch bản kinh doanh cụ thể. Bạn mua Premium để có số lượng lưu trữ lớn và lõi ảo (virtual core) khác nhau có thể mở rộng khi yêu cầu phân tích dữ liệu của bạn thay đổi.

Với Power BI Premium, bạn có khả năng cấp phép cho bộ dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo (datasets, dashboards & reports) của mình, không chỉ cấp phép (license) theo người dùng (user). Nói cách khác, bạn không mua giấy phép (license) riêng lẻ mà mua hàng loạt để cho phép một số lượng lớn người dùng của bạn sử dụng Power BI để xem báo cáo. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trong Premium và sau đó có thể được nhiều người dùng trong tổ chức của bạn xem như bạn muốn mà không phải trả thêm phí cho từng người dùng.

Các chuyên gia Power BI của chúng tôi sẽ phân tích giúp bạn, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh riêng, chuyên môn nội bộ và yêu cầu phân tích dữ liệu là những yếu tố chính giúp xác định nên mua phiên bản nào của Power BI.

Bạn đang bắt đầu với mô hình self-service BI 

Power BI Desktop phù hợp cho người dùng cuối hoặc nhà phân tích, những người chủ yếu sử dụng báo cáo hoặc thực hiện phân tích của riêng họ mà không cần chia sẻ nó với những người dùng cuối khác trên quy mô lớn hơn.

Bộ tính năng của phiên bản miễn phí đủ để dễ dàng tạo báo cáo tùy chỉnh phù hợp với mọi loại cấp độ chuyên môn và nhu cầu phân tích, đồng thời nó có thể sử dụng hình ảnh tương tự như phiên bản Pro.

Bạn cần khả năng đầy đủ của business intelligence & data analysis trong Power BI

Power BI Pro dành cho người dùng phân tích doanh nghiệp chuyên sâu, khối lượng công việc lớn, những người sử dụng Power BI thường xuyên cho cả việc tạo và tiêu dùng và muốn chia sẻ dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo với những người dùng Pro khác.

Đối với việc triển khai quy mô nhỏ và lớn, Power BI Pro là tối ưu nhất để cung cấp đầy đủ các khả năng thông minh kinh doanh (BI) cho tất cả người dùng. Nhân viên ở nhiều bộ phận và vai trò có thể sử dụng Pro để phân tích đặc biệt, chia sẻ bảng điều khiển và xuất bản báo cáo, cũng như cộng tác phân tích một cách tự do hơn nhiều.

Sau đó, họ có thể xuất, chia sẻ và xuất bản báo cáo của mình cho những người dùng BI không tự phục vụ (non self-service) – tức là nhân viên chỉ cần xem báo cáo, không phải chỉnh sửa hoặc tạo bất kỳ báo cáo nào cũng có thể truy cập thông qua Power BI Desktop.

Microsoft hiện đang cung cấp bản dùng thử, giúp bạn dễ dàng dùng thử Pro cho chính mình và xác định xem bạn có cần chức năng bổ sung trên phiên bản miễn phí hay không và tự mình xem liệu khoản đầu tư bổ sung có xứng đáng hay không – đặc biệt là so với các đối thủ cạnh tranh.

Khi bạn cần mở rộng quy mô người dùng theo dữ liệu, bạn sẽ có nhiều người dùng xem báo cáo hơn so với việc sử dụng BI self-service

Power BI Premium là tốt nhất vì nó phù hợp với các tổ chức doanh nghiệp lớn cần số lượng lớn người trong toàn doanh nghiệp để có thể sử dụng Power BI để xem các trang tổng quan và báo cáo.

Premium cấp giấy phép license cho tất cả người dùng trong 1 workplace (không giống như Power BI Pro, là giấy phép cá nhân, theo mỗi user), hỗ trợ khối lượng dữ liệu lớn hơn (bạn có thể xuất bản bộ dữ liệu lên đến 10GB) và có hiệu suất mạnh mẽ hơn hẳn (làm mới lên đến 48 lần mỗi ngày) nhưng quan trọng nhất cho phép người dùng Power BI Pro self-service của bạn chia sẻ trang tổng quan và báo cáo mà không cần giấy phép/license cho mỗi người dùng cho những người đang xem nội dung của bạn.

Dễ dàng nhất để nghĩ về Premium như một bản nâng cấp cao cấp hơn là một mô hình cấp phép người dùng; nó cho phép hiệu suất tối đa và các tính năng khác, cũng như cho phép nhiều người dùng xem báo cáo nhất.

Đối với các doanh nghiệp có trên 500 người dùng, Power BI Premium là lựa chọn tốt nhất để bạn đầu tư.

Tư vấn chọn mua license phù hợp với Power BI Pro & Power BI Premium

Sự lựa chọn giữa việc chỉ có Power BI Pro và Power BI Premium đi đến đánh giá toàn diện về tổng quy mô tổ chức của bạn, xác định số lượng nhân viên cần truy cập vào toàn bộ khả năng của Power BI Pro và xác định những người dùng chỉ cần có quyền truy cập để xem trang tổng quan và báo cáo của bạn.

Nếu là một công ty lớn có nhiều người dùng cần sử dụng báo cáo của bạn hơn là tạo các báo cáo cá nhân, Power BI Premium là lựa chọn tối ưu và bạn có thể mua ít giấy phép/license Pro hơn cho nhóm tự phục vụ/self-service của mình.

Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều người dùng BI self-service cần có khả năng tạo báo cáo hơn những người thực sự cần xem chúng, thì mô hình cấp phép cá nhân (theo từng user) của Power BI Pro có thể là tùy chọn BI tiết kiệm chi phí hơn.

Dưới đây là một ví dụ trường hợp kinh doanh được Microsoft sử dụng để giúp minh họa tính phù hợp của Power BI Pro so với Premium:

1) Nếu một tổ chức có tổng số hơn 250 người dùng – 200 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 50 người còn lại bị hạn chế xem nội dung BI – Power BI Pro là tùy chọn triển khai tiết kiệm nhất cho tất cả người dùng trong tổ chức.

2) Tuy nhiên, nếu tổ chức bao gồm tổng số 700 người dùng – 100 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 600 người còn lại thỉnh thoảng xem nội dung BI – thì tùy chọn triển khai tiết kiệm nhất sẽ là cấp phép Power BI Pro cho 100 người dùng tham gia BI self-service và cấp phép/license Power BI Premium cho 600 tìm kiếm quyền truy cập không thường xuyên để xem nội dung BI.

3) Nếu tổ chức bao gồm tổng số 5.000 người dùng – 4.000 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 1.000 người còn lại thỉnh thoảng xem nội dung BI – thì tùy chọn triển khai tốt nhất sẽ là tổ chức cấp phép Power BI Pro cho 4.000 người dùng tham gia BI self-service và cấp phép Power BI Premium cho 1.000 người tìm kiếm quyền truy cập không thường xuyên để xem nội dung BI.

Hãy dành thời gian để đánh giá tier Power BI hiện có sẵn, xác định số lượng người dùng trong tổ chức của bạn cần xây dựng báo cáo và xem chúng, đồng thời kiểm tra vùng dữ liệu hiện tại của bạn để xác định xem nền tảng dữ liệu của bạn đã đủ trưởng thành để tận dụng đúng cách Power BI chưa cả bề các tính năng và lợi ích. Nhưng trước khi xác định phiên bản Power BI nào tốt nhất cho công ty của bạn, điều quan trọng đầu tiên là phải hiểu những lợi ích rộng lớn hơn của Business Intelligence và cách nó có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.

so sánh tính năng Power BI Pro vs Power BI Premium