Những điều quan trọng khi mua bản quyền Microsoft cần biết

Tìm hiểu các lựa chọn mua bản quyền phần mềm Microsoft – số lượng lớn Open Value. Những điều quan trọng khi mua bản quyền Microsoft cần biết.

Để sử dụng phần mềm Microsoft cho cá nhân, bạn cần nắm bắt các khái niệm của hãng, thôngqua nhu cầu và số lượng các thiết bị cần trang bị bản quyền để nhận được các lợi ích từ việc sửdụng hợp pháp đến các hỗ trợ kỹ thuật của phần mềm. Đối với tổ chức/doanh nghiệp chương trình Microsoft Volume Licensing bao gồm Open Value, sẽ là một trong những lựa chọn hợp lý nếutổ chức cần nhiều bản sao phần mềm, và những lợi ích đặc biệt sẽ được Microsoft hỗ trợ cho việc đầu tư. Dưới đây giúp tìm hiểu các khả năng bản quyền giúp bạn dễ chọn lựa:

• Full Packaged Product (FPP) là: hình thức bản quyền mua dạng hộp box, hay gọi là phần mềm đóng gói trong các của hàng bán lẻ, chỉ cung cấp với số lượng thấp.
• Original Equipment Manufacturer (OEM) hay System Builder là: các nhà sản xuất, hoặc cung cấp máy tính có thể cài đặt trước phần mềm Microsoft có bảnquyền hợp pháp.

Volume Licensing là gì?

Khi bạn cần từ 5 bản sao phần mềm Microsoft, thì Volume Licensing là một cách mua bản quyền giúp nhận được mức giảm giá tốt, tiện lợi trong việc mua bán, dễ triển khai và quản lý, cũng nhưcó thêm hỗ trợ tài chính trong điều khoản thanh toán. Microsoft Open Business và Open Value là hai hình thức trong chương trình Volume Licensing dành cho các tổ chức và doanh nghiệp từ 5-250 thiết bị.

(1) Bản quyền được hiểu là bản quyền kèm với Software Assurance/Bảo hiểm phần mềm hoặc chỉ có riêng Software Assurance. Mua Software Assurance (SA) không kèm bản quyền có thể thực hiện được khi bạnmuốn gia hạn SA theo thoả thuận mua bản quyền đã ký trước đó hoặc khi bạn muốn thêm SA cho các bản quyền OEM.

(2) Giới hạn theo vùng miền quốc gia.

(3) Các sản phẩm hiện có đối với bản quyền OEM license là Microsoft Windows XP, MicrosoftWindows Server, Windows Small Business Server, và một số sản phẩm Microsoft Office.

(4) Software Assurance có thể thêm vào bản quyền OEM lên đến 90 ngày kể từ khi mua bản quyền cài trên phần cứng.

(5) Software Assurance có thể thêm vào bản quyền Full Packaged Product cho hệ điềuhành máy tính và máy chủ lên đến 90 ngày kể từ khi mua bản quyền cài trên phân cứng.

(6) Đối với Microsoft Windows® XP Professional thì có thể được hạ version, nhưng Microsoft Office2003 thì không.

(7) Không áp dụng ở thị trường Bắc Mỹ.

(8) Open Value Subscription chỉ có đốii với lựa chọn thanh toán nhiều đợt.

(9) Bảo vệ giá dành chothoả thuận thanh toán của đợt kế tiếp. Open Value Company-wide cũng được bảo vệ giá đối vớicác đơn hàng mua kế tiếp. Bảo vệ giá áp dụng cho mức giá không bao gồm chương trình khuyếnmãi khác. Open Value Subscription được bảo vệ cho cả đơn hàng đặt lần trước đó.

(10) Hầu hết, nhà cung ứng sẽ luôn kích hoạt sản phẩm sẵn vì đó là quy trình của họ.

Nếu bạn đang có nhiều thoả thuận bản quyền hoặc đang vừa có các bản quyền OEM và vừa có bản quyền theo số lượng cùng lúc, thì chắc chắn bạn đã biết rằng việc quản lý bản quyềnv à thoả thuận rắc rối thế nào. Với Microsoft Open Value, thì tất cả bản quyền của phần mềm Microsoft sẽ được ghi nhận chung trên cùng một thoả thuận.

Microsoft Open Value

Microsoft Open Value một thoả thuận đặc biệt dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ 5-250 thiết bị desktop PCs, và mong muốn quản lý bản quyền một cách đơn giản nhằm quản lý được ngân sách / chi phí đầu tư cho bản quyền phần mềm một cách hợp lý.

Open Value có sẵn các lợi ích từ gói Software Assurance, một gói bảo hiểm phần mềm của Microsoft giúp bạn nhận được các cập nhật mới của phần mềm. Các lợi ích khác như là nhận sự đào tạo, kế hoạch triển khai, hỗ trợ sản phẩm nhằm gia tăng hiệu quả làm việc của tổ chức khi sử dụng phần mềm.

Open Value linh hoạt trong việc cấp phát bản quyền các máy tính cần thiết. Tiết kiệm nhiều hơn khi thoả thuận sử dụng phần mềm máy tính cho toàn công ty (desktop software company-wide).

Các lợi ích chính của Open Value

Quản lý đơn giản hơn

• Chỉ một thoả thuận duy nhất cho tất cả phần mềm Microsoft tính theo vùng miền quốc gia.
• Cho phép cập nhật phiên bản mới nhất – không cần kiểm tra version hay ký lại thoả thuận mới.
• Cập nhật các bản quyền OEM mới trang bị vào chung thoả thuận này bằng cách đơn giản nhất là mua thêm SA.

Kiểm soát ngân sách đầu tư

• Không lo ngân sách đầu tư cho phiên bản mới, luôn được quyền cài đặt version mới nhấtcủa phần mềm để thuận tiện trong triển khai sử dụng.
• Lựa chọn dạng cam kết phần mềm cho toàn công ty (software company-wide) trong khi vẫn duy trì được ngân sách phù hợp.

Quản lý tài chính mua bản quyền 

• Chia nhỏ thanh toán, giảm chi phí ban đầu mà vẫn nhận được đủ bản quyền ngay lập tức.
• Thấy trước được mức thanh toán của từng năm để lập kế hoạch cho ngâng sách dễ dàng.
• Bản quyền hoá toàn công ty company-wide licensing nhận thêm được những mức tiết kiệm ngân sách.

Các lựa chọn thoả thuận Open Value

Có vài lựa chọn cho thoả thuận Open Value có sẵn đáp ứng được nhu cầu của tổ chức/doanh nghiệp. Lựa chọn dạng thuê bao subscription dành cho các tổ chức chỉ muốn sử dụng hơn là sở hữu phần mềm. Đối với khách hàng muốn sở hữu thì có hai lựa chọn company-wide và non-company-wide. Lựa chọn “company-wide” giúp quản lý đơn giản và có nhiều mức chiết khấu hơn.

Thông qua các câu hỏi này giúp bạn dễ dàng chọn lựa hình thức nào trong thoả thuận Open Value của Microsoft phù hợp với tổ chức / doanh nghiệp:

• Bạn đang cần phần mềm cho máy tính bàn desktop PCs (Nâng cấp Windows XP Professional, Microsoft Office Small Business Edition, Microsoft Windows Server + Client Access License) hay phần mềm khác của Microsoft.
• Nếu bạn cần các sản phẩm doanh nghiệp, bạn đang cần mua bản quyền dành cho tất cả các máy tính để bàn của doanh nghiệp? Nếu Có, bạn có thể chọn chương trình toàn công ty Open Value company-wide hoặc thuê bao Open Value subscription. Hai lựa chọn này giúp bạn có mức giá tốt nhất và cho phép quản lý tất cả bản quyền với 1 thoả thuận duy nhất.
• Nếu bạn chọn company-wide hay subscription, bạn sẽ cần mua tất cả bản quyền chomáy tính để bàn mà bạn cần được xác định hay hợp thức hoá. Vì Máy tính để bàn cầnđược xác định cũng chỉ là một dạng máy cá nhân sử dụng nhưng được dùng phục vụ chomục đích kinh doanh.
• Nếu bạn không cần phần mềm doanh nghiệp cho các máy tính bàn, hay chỉ cần bản quyềncho máy tính, bạn chỉ cần chọn Open Value Non-company-wide option.

Hình thức Open Value Company-wide

Open Value Company-wide option giúp thấy trước được các chi phí thanh toán hàng năm, giảmchi phí dài hạn, đơn giản trong quản lý bản quyền. Khi đó bạn sẽ trang bị bản quyền và SA chonhững phần mềm bạn cho qualified desktops. Mức giá hàng năm cho mỗi máy tính sẽ dựa trên số lượng máy tính đếm được mà doanh nghiệp muốn cấp quyền sử dụng phần mềm.

Dạng mở rộng này phù hợp cho bạn muốn tiêu chuẩn hoá toàn bộ phần mềm cho toàn tổ chức. Tiêu chuẩn hoá này giúp gia tăng tính bảo mật giảm chi phí hỗ trợ. Các lợi ích bao gồm:

• Đếm số lượng qualified desktops khi bắt đầu để tính chi phí gia hạn hàng năm.
• Nhận mức chiết khấu tốt nhất.
• Thanh toán theo mức giá mỗi bản quyền mới được cài đặt trong tháng.
• Chia nhở thanh toán theo từng năm còn lại.
• Thêm phần mềm bất kể khi nào và trả phí theo tháng tính theo thời điểm cài đặt.
• Đưa bản quyền OEM vào thoả thuận Open Value bằng cách mua thêm Software Assurance.

Bạn cần mua một trong các phần mềm bên dưới cho các qualified desktop trong tổ chức:

• Microsoft Windows Professional Desktop Upgrade.
• Microsoft 365.
• Microsoft Core CAL (server client access license) or Windows Server CAL.

Sau khi mua ít nhất một trong các phần mềm kể trên cho mỗi máy tính thì bản có thể tiếp tụcthêm bất kỳ phần mềm khác còn lại. Ví dụ, bạn mua bản quyền cho tất cả máy bộ Office Microsoft 365. Sau đó bạn có thể mua thêm Microsoft Office Visio (hoặc bất kỳ phần mềm khác cótrong danh sách phần mềm Microsoft Volume Licensing) cho từng máy tính mà bạn cần. Bạn cũng có thể chọn thêm những sản phẩm khác platform sau khi ký thoả thuận. Tuy nhiên, Microsoft không tăng thêm chiết khấu cho sản phẩm khác platform sau khi ký thoảt huận đầu.

Hình thức Open Value – Subscription

Khách hàng tuỳ theo khu vực có thể tham gia hình thức này, thay vì mua thì chỉ thuê sử dụngphần mềm Microsoft. Microsoft Open Value subscription (không áp dụng ở khu vực Bắc Mỹ) vớimức phí ban đầu thấp nhất, linh hoạt và giảm được chi phí đầu tư mỗi năm tuỳ số lượng máytính tăng giảm.Bạn chỉ trả một giá cho mỗi công nghệ cho toàn thiết bị của tổ chức để triển khai phần mềm trong suốt thời hạn thoả thuận.

• Bạn nhận được mức chiết khấu cho năm đầu cho các sản phẩm Microsoft Windows, Microsoft Office, và CALs theo đời versions.
• Kiểm đếm số lượng PCs mỗi năm và đặt đơn hàng hàng năm theo số lượng hiện tại.
• Thêm hình thức mở rộng company-wide phần mềm dành cho máy tính mới mà không tínhthêm phí trong năm.
• Chi phí phần mềm giảm khi số lượng giảm trong các năm.
• Kiểm soát phần mềm trong cùng 1 thoả thuận.
• Hình thức “buyout” – mua đứt, dành cho tổ chức muốn chuyển đổi tình dạng license bảnquyền của họ khi đã hết hạn subscription qua vĩnh viễn. (Như đã biết Subscription là hình thức thuê chứ không mua đứt bản quyền)
• Nếu bạn chọn hình thức “buyout”, vẫn có thể nhận được đầy đủ quyền lợi từ gói Software Assurance nếu bạn có mua SA từ ban đầu.

Tương tự, thì Open Value Subscription có company-wide, bạn cần có ít nhất một trong các giấy phép sảnphẩm nền tảng sau cho mỗi máy tính bàn đủ điều kiện trong tổ chức của mình:

• Windows Professional Desktop Upgrade.
• Microsoft 365.
• Microsoft Core CAL hay Windows Server CAL.

Tuỳ chọn theo – Platform Options

Cả Open Value subscription và Open Value Company-wide, bạn có thêm lựa chọn để chuẩn hoá phần mềm cho máy tính bàn trong 3 nền tảng sẵn có chuyên nghiệp và phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuỳ chọn theo nền tảng là giải pháp quản lý bản quyền máy tính bàn đơn giản nhất. Thay vì quản lý riêng lẻ các bản quyền Microsoft Windows, Microsoft Office, và server CALs, thìplatform option quản lý tính theo desktop.

Việc quản lý cấp phép trở nên đơn giản chỉ đếm máy tính để bàn vì không cần theo dõi phiên bản nào được cài đặt trên máy tính để bàn nào. Microsoft cũng thêm mức chiết khấu khi chọn tùy chọn này, mức phí giống nhau cho mỗi nền tảng bao gồm máy tính để bàn cho Microsoft Windows, Microsoft Office và server CAL.

Open Value Non-company-wide (Khi không sử dụng tuỳ chọn Subscription hay Company-wide)

Nếu bạn cần giấy phép cho máy chủ hoặc chỉ cho một số máy tính để bàn của mình, bạn có thể mở một thỏa thuận không phải cho toàn công ty. Bạn có thể tận dụng lợi thế của việc chia đều các khoản thanh toán hàng năm cho giấy phép và quyền nâng cấp cũng như các lợi ích khác đi kèm với SA. Những khách hàng không muốn tiêu chuẩn hóa máy tính bàn của mình, cũng có thể chọn giấy phép thông qua thoả thuận Open Value và cũng được quản lý tất cả các giấy phép Microsoft đó thông qua một thỏa thuận duy nhất.

Làm sao để ký thoả thuận Open Value

Thông quan kênh bán hàng đối tác của Microsoft để khảo sát nhu cầu và lựa chọn các tuỳ chọn options phía trên phù hợp với tổ chức của bạn. Các chi tiết của một thảo thuận Open Value.

Order Process

Thông qua đối tác của Microsoft, sẽ trực tiếp tư vấn và thực hiện thỏa thuận Open Value:

• Đối tác của hãng phối hợp với bạn và thu thập thông tin về các yêu cầu đặt hàng, lựa chọn tùy chọn thỏa thuận, số lượng máy tính để bàn đủ điều kiện, thông tin liên kết và ngôn ngữ yêu cầu.
• Đối tác nhập thông tin đặt hàng vào cổng thông tin Microsoft eAgreement và đặt hàng.
• Bạn nhận được một e-mail có hướng dẫn đăng nhập và ký điện tử vào thỏa thuận hoặc bạn có thể ký hay gửi bản cứng qua đường bưu điện. Đơn đặt hàng của bạn được xử lý khi thỏa thuận đã ký được nhận qua bằng điện tử hoặc ở dạng bản cứng.
• Microsoft chấp nhận thỏa thuận và xử lý đơn đặt hàng.
• Xác nhận được gửi thông báo đến bạn và đối tác với ngày thỏa thuận có hiệu lực.
• Bạn nhận được một lá thư kèm theo hướng dẫn để truy cập vào trang web cấp phép số lượng lớn của Microsoft (MVLS) và trang quản trị quyền lợi SA, nơi bạn có thể nhận được key sản phẩm cấp phép số lượng lớn của mình.

Thanh toán Spread Payments hay Pay Up-front

Nhắc lại khái niệm Spread Payments: Khách hang khi mua bản quyền kèm SA trong 3 năm, tại thời điểm đầu có thể chọn hình thức thanh toán chia ra thành 3 lần thanh toán (annual payment) cho giá trị license kèm với giá gói SA 3 năm.

Open Value cho phép bạn chọn thanh toán dàn trải hàng năm hoặc trả trước 1 lần. Nếu bạn quyết định trả trước — ví dụ, để tính chi phí vào năm ngân sách hiện tại. Hoặc bạn vẫn có thể phân bổ ngân sách thì chia ra các khoản thanh toán trả theo từng năm.

Minimum Initial Purchase 

Số lượng mua tối thiểu lần đầu là 5 thiết bị kèm với. Đối với lựa chọn company-wide và subscription, thì cần mua cho tất cả các máy tính để bàn muốn được bản quyền qualified desktop. Hoặc đơn hàng gia hạn cho SA cho năm giấy phép ban đầu.

Agreement Term Length

Open Value có thời hạn thỏa thuận ba năm và tùy chọn gia hạn ba năm. Với các tùy chọn company-wide hay non-company-wide, khi kết thúc thỏa thuận ba năm, bạn có thể gia hạn thêm ba năm, chỉ trả tiền cho SA và tiếp tục hưởng quyền đối với các phiên bản phần mềm mới nhất cũng như các lợi ích khác, hoặc dừng và sở hữu giấy phép cho phiên bản phần mềm mới nhất khả dụng khi thỏa thuận của bạn hết hạn. Với tùy chọn subscription, khi kết thúc thỏa thuận ba năm, bạn có thể gia hạn thêm ba năm. Hoặc bạn có thể chọn thêm hình thức buy-out nếu bạn muốn sở hữu giấy phép cho phiên bản mới nhất khả dụng khi thỏa thuận của bạn hết hạn.

Các chính sách về giá Open Value

Open Value Discounts

Open Value được nhận media kits (dạng thiết bị DVD, USB), chia nhỏ thanh toán, và lợi ích SA. Microsoft giúp tiết kiệm licenses thông qua company-wide và subscription options cũng như các chiết khấu theo nhóm sản phẩm (platform).

Chiết khấu cho tuỳ chọn Open Value Company-Wide

• Chiết khấu khi tham gia company-wide.
• Chiết khấu cho nhóm sản phẩm nền tảng – platform (Desktop professional hay Small Business desktop, hay nhóm sản phẩm Visio, FrontPage, Project, OneNote…).
• Chiết khấu cho số lượng 250 PC.

Chiết khấu cho tuỳ chọn Open Value Subscription Discounts

(chính sách này không áp dụng ở thị trường Bắc Mỹ)

• Chiết khấu Up-to-date discount (UTD) cho năm đầu của thoả thuận và chuyển đổi từ vĩnh viễn sang thuê bao.
• Chiết khấu cho nhóm sản phẩm nền tảng – platform (Desktop professional hay Small Business desktop, hay nhóm sản phẩm Visio, FrontPage, Project, OneNote…)
• Chiết khấu cho số lượng 250 PC.

Price Protection – Bảo vệ giá

Để giúp bạn quản lý ngân sách, giá bản quyền sản phẩm Microsoft đặt theo hình thức Subscription sẽ không thay đổi trong thời hạn đầu tiên của thỏa thuận Open Value. Bảo vệ giá bắt đầu khi bạn lần đầu tiên đặt hàng cho một sản phẩm. Đối tác sẽ xác định giá cuối cùng, vì vậy hãy nhớ kiểm tra với đối tác của hãng về giá cả.

Trong tùy chọn Company-wide, các sản phẩm nền tảng có bảo vệ giá, nhưng không áp dụng cho nhóm các sản phẩm bổ sung. Nếu bạn chọn thanh toán nhiều lần với thỏa thuận Open Value, thì giá cho các khoản thanh toán tiếp theo sẽ không thay đổi, ngay cả khi giá cho sản phẩm cụ thể đó đã tăng trong đó. Bảo vệ giá không áp dụng chung với giá khuyến mãi. (Giá được bảo hộ là giá niêm yết tại thời điểm mua hàng, không phải giá khuyến mại.)

Software Assurance on OEM Licenses 

Giấy phép cài đặt cho các sản phẩm từ nhà sản xuất thiết bị (OEM) có thê tham gia gói lợi ích SA. Khách hàng có Open Value được thêm các giấy phép OEM của họ vào thỏa thuận Open Value, để dễ dàng theo dõi tất cả các giấy phép trực tuyến theo một thỏa thuận duy nhất. Điều kiện để có giấy phép OEM trong SA, thì trong vòng 90 ngày kể từ ngày mua và chi phí SA sẽ được chia theo tỷ lệ. Sau đó, bạn sẽ có thể theo dõi SAcho các giấy phép OEM đó trực tuyến thông qua Dịch vụ cấp phép số lượng lớn của Microsoft (MVLS).

Media

Thoả thuận Open Value của bạn cho phép bạn sao chép và sử dụng hợp pháp nhiều bản sao của phần mềm được cấp phép, theo các điều khoản trong thỏa thuận của bạn. Bạn sẽ nhận được phương tiện/thiết bị/sách hướng dẫn – media cho mỗi loại phần mềm được cấp phép không tính phí và bạn cũng có thể mua thêm các bản sao từ đối tác của hãng. Media này cũng có thể là các tài liệu in như hướng dẫn sử dụng và sách hướng dẫn sản phẩm. Bạn cũng sẽ nhận được media cho mỗi bản phát hành phần mềm mới được cấp phép thông qua thỏa thuận Open Value.

Anniversary Order Reminders

Nếu bạn chọn chia đều các khoản thanh toán hàng năm với thỏa thuận Open Value, bạn sẽ thanh toán cho năm đầu tiên và các năm tiếp theo vào ngày Anniversary – kỷ niệm thỏa thuận. Ngay trước ngày kỷ niệm, bạn sẽ nhận được thông báo nhắc nhở đặt hàng hàng năm và thanh toán cho đối tác của hãng theo đơn đặt hàng mới. Đối tác làm việc với bạn có thể giúp bạn về mã hàng – part number cho đơn đặt hàng của bạn. Nếu bạn đã chọn Open Value hay Open Value with the company-wide, thì số lượng giấy phép bạn đặt hàng trong đơn đặt hàng hàng năm của mình ít nhất phải bằng tổng số giấy phép đã đặt hàng qua các đơn hàng trước đó. Open Value Subscription cho phép bạn giảm số lượng giấy phép vào mỗi dịp kỷ niệm thỏa thuận nếu số lượng máy tính để bàn giảm (sản phẩm toàn công ty) hoặc nếu bạn cần ít bản sao hơn (sản phẩm bổ sung).

Software Assurance Pro-ration 

Khi bạn thêm giấy phép với SA hoặc thêm SA vào giữa các ngày kỷ niệm với Open Value (có hoặc không có the company-wide option), thì bạn trả tiền cho các năm còn lại. Ví dụ: nếu bạn thêm giấy phép vào năm thứ hai trong thỏa thuận của mình, bạn phải trả phí cho năm thứ hai và thứ ba.

Khi bạn thêm giấy phép cùng SA với Open Value Subscription (chỉ cần thực hiện cho các sản phẩm bổ sung — việc thêm giấy phép cho các sản phẩm của toàn công ty sẽ diễn ra vào ngày kỷ niệm thỏa thuận company-wide), bạn phải trả phí subscription cho năm đó. Phí subscription bao gồm giấy phép bản quyền cùng phí SA.

Desktop Adjustments After Initial Order 

Thông thường bản quyền phần mềm, khách hàng phải trả tiền rồi cài đặt. Với Open Value, bạn cài trước và trả sau. The Open Value Subscription cho bạn”true-up” (add licenses) hay “true-down” (reduce the number of licenses) tăng giảm số lượng hàng năm thông qua số lượng máy tính qualified desktops và điều chỉnh thanh toán tang giảm theo. Nếu giảm đi số lượng máy tính ít hơn vào ngày kỷ niệm tổng chi phí subscription sẽ được giảm, đây là điểm lợi cho các công ty đang có khuynh hướng thay đổi chuyển đổi cơ cấu.

Với Open Value Company-wide và Non-company-wide (perpetual), bạn thực hiện đếm thay đổi số bản quyền nhằm true-up hàng tháng theo yêu cầu, mà không được phép true-down.

Step-ups for Higher Software Version 

A step-up là mã hàng part number cho phép để chuyển đổi lên phiên bản phần mềm cao hơn —Ví dụ từ Office Standard sang Office Professional hay Windows Server Standard sang Windows Server Enterprise. Thực hiện step-up khi có Open Value hiểu như là bạn có một sản phẩm đời trước version và cho phép bạn trả thêm phí thay đổi phiên bản edition, trong khi đối với chương trình Volume License yêu cầu mua license mới cho đời sản phẩm mới.  Nhóm sản phẩm Platform không được phép đổi version.

Mã hãng của Step-up chỉ có Open Value và Open Value Company-wide. Step-up đơn giản hơn thông qua Open Value Subscription, bạn đơn giản giảm số lượng license của phiên bản đang dùng và tăng số lượng bản quyền với phiên bản cao hơn. Lưu ý rằng việc đồng bộ hóa step up với ngày kỷ niệm sẽ giúp bạn giảm chi phí: Việc giảm giấy phép chỉ có thể được thực hiện vào ngày kỷ niệm thỏa thuận; trong khi các giấy phép gia tăng phải được đặt hàng trước tháng cuối tính từ triển khai lần đầu tiên.

Audit Clause – Điều khoản kiểm toán

Đối với thời hạn của thỏa thuận Open Value, cộng với bất kỳ thời hạn gia hạn nào và một năm sau đó, bạn phải lưu giữ tất cả các hồ sơ thông thường và liên quan đến các sản phẩm phần mềm mà bạn và các chi nhánh của bạn điều hành. Microsoft có thể yêu cầu bạn tiến hành đánh giá nội bộ đối với tất cả các sản phẩm phần mềm của Microsoft đang được sử dụng trong toàn tổ chức của bạn, so sánh số lượng sản phẩm phần mềm đang được sử dụng với số lượng giấy phép có hiệu lực do bạn cấp, bất kỳ lúc nào trong vòng một năm sau khi thỏa thuận hết hạn. Sau bất kỳ cuộc kiểm tra nào, bạn đồng ý gửi cho Microsoft một tuyên bố bằng văn bản có chữ ký của đại diện được ủy quyền của tổ chức của bạn, xác nhận rằng bạn có đủ giấy phép hoặc bạn đã đặt hàng đủ giấy phép để cho phép mọi hoạt động sử dụng được tiết lộ bởi cuộc kiểm tra. Bằng cách yêu cầu kiểm tra nội bộ, Microsoft không từ bỏ quyền thực thi thỏa thuận này hoặc bảo vệ tài sản trí tuệ của mình bằng bất kỳ phương thức nào khác được pháp luật cho phép.