Chi phí là một yếu tố quan trọng đối với các nhà phát triển và chủ sở hữu tài sản khi nói đến lựa chọn nhà thầu. Do đó, cạnh tranh về chi phí là một yếu tố quan trọng đối với các nhà thầu.
Sau khi tất cả, khả năng kiểm soát chi phí trực tiếp tác động đến khả năng của một nhà thầu có thể giành các hợp đồng và có được lợi nhuận hay không. Vì lý do này, quản lý tài liệu xây dựng dựa trên điện toán đám mây thường được chào mời như là một biện pháp kiểm soát chi phí. Sự thật là các khoản tiết kiệm đơn giản trên Reprographics và in ấn có thể là đáng kể. Nhưng nếu chỉ đơn giản là tránh chi phí in ấn để chuyển đổi từ các quá trình trên giấy sang trên Cloud thì công ty có thể không cảm thấy lợi ích lớn hơn đầu tư. Cho dù đó là do những lo ngại về bảo mật hoặc đơn giản chỉ vì nhóm đã “luôn luôn thực hiện nó theo cách đó”. Nhiều nhà thầu vẫn tiếp tục dùng phương pháp cổ điển.
Mỗi nhà thầu và nhà thầu phụ đều biết rằng sự lỗi thời của kế hoạch và thông số kỹ thuật là một nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc phải làm lại trên công trường. Nếu dữ liệu trên giấy, mỗi buổi sáng các đội công tác phải thu thập các phiên bản mới nhất của các bản vẽ và thông số kỹ thuật có liên quan từ công trường và nhận được để làm việc. Giả định rằng tất cả các bản cập nhật có liên quan đã được thực hiện một cách chính xác. Ông tổng giám đốc phải đi đến các công trường với các kế hoạch tổng thể trong tay, ghi chú và đảm bảo tất cả mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
Trong khi đó, các nhà thầu thương mại có thể có câu hỏi hoặc xác định các vấn đề liên quan đến các điều kiện công trường hiện tại. Và cần phải giao tiếp với những chi tiết sao lưu các chuỗi. Vào cuối ngày, những câu hỏi, vấn đề và ghi chú được biên soạn và các thay đổi cần thiết được truyền đạt. Hy vọng rằng, các câu hỏi và các vấn đề có thể được giải quyết và các văn bản cập nhật mới được phát hành một cách nhanh chóng và phân phối cho các đội. Nếu một nhà thầu phụ kết thúc hoạt động và đưa ra một bản sao đã lỗi thời hoặc không chính xác của các kế hoạch, thì việc phải làm lại là không thể tránh khỏi.
Với việc quản lý tài liệu xây dựng dựa trên cloud, quá trình chạy trơn tru hơn. Mọi người trên công trường tự động có thể truy cập vào phiên bản mới nhất. Và mọi ý kiến với tập tài liệu được gửi ra tự động cho tất cả mọi người cần những thông tin mới. Điều này làm giảm đáng kể việc làm lại và cải thiện tốc độ xây dựng.
Cả một ngày, giám đốc đi công trường redlining bản sao của mình về các tài liệu, cả với các ghi chú cá nhân để xem lại sau này. Và với các ghi chú tổng quát hơn để chia sẻ với các thành viên khác của nhóm.
Trong môi trường dữ liệu giấy, những ghi chú không có khả năng lưu giữ tiếp cho các phiên bản tiếp theo của các tài liệu. Đặc biệt là việc thêm vào cá nhân. Trừ khi các giám đốc phải mất thời gian để ngồi xuống và chuyển các ghi chú tỉ mỉ lên phiên bản mới. Tất cả những thông tin có giá trị có thể bị mất.
Trong môi trường kỹ thuật số, một giám đốc có thể ghi chú trực tiếp trên tài liệu và mang chúng về tự động khi tài liệu được cập nhật. Tương tự như vậy, anh ta hoặc cô ta có thể ghi chú hiển thị cho mọi thành viên trong nhóm dự án, những người cần nhìn thấy chúng. Khi một vấn đề đã được giải quyết, những ý kiến có thể được đóng lại và gỡ bỏ khỏi các phiên bản tương lai của các tài liệu. Và duy trì như là một hồ sơ trong các phiên bản trước đó.
Ở công trường với dữ liệu trên giấy như truyền thống. Các nhà thầu phụ và các thành viên nhóm dự án khác nhau có một cuộn bản vẽ dự án mà họ làm việc. Thường chỉ có liên quan đến phần của mình trong công việc. Ví dụ, một nhà thầu phụ chịu trách nhiệm cho một hệ thống cụ thể như HVAC chỉ có thể mang theo các tập tin có liên quan đến thương mại. Tuy nhiên, đôi khi nó lại cần hiểu điều gì đó về các chi tiết kiến trúc, kết cấu để đảm bảo hệ thống được cài đặt một cách chính xác.
Trong môi trường giấy, các nhà thầu phụ đi đến các trailer xây dựng để tham khảo các bản vẽ khác và để làm các ghi chú cần thiết. Sau đó trở lại thực địa xây dựng để bắt đầu công việc. Trong quá trình của một dự án xây dựng, thời gian dành cho đi bộ qua lại để xác định vị trí các tập tin chính xác trở nên quan trọng.
Trong môi trường kỹ thuật số, các tập tin có thể được siêu liên kết với nhau để một nhà thầu phụ nhìn vào kế hoạch cho HVAC có thể dễ dàng thông qua nó để xem các kế hoạch cho các chi tiết kiến trúc và kết cấu. Các công cụ quản lý tài liệu dựa trên điện toán đám mây tốt nhất sẽ tự động xác định và giải thích các siêu liên kết gọi ra trong kế hoạch và tạo ra các siêu liên kết. Thay vì nhấp chuột qua các trang, người dùng có thể đi sâu vào ngay các thông tin cần thiết. Thêm đánh dấu và thậm chí đính kèm tài liệu. Chẳng hạn như một RFI, để đánh dấu.
Siêu liên kết cũng có thể dẫn đến chất lượng công việc tốt hơn. Vì nó giúp loại bỏ nhu cầu của nhà thầu phụ khi thực hiện một quyết định giữa tiết kiệm thời gian và được làm rõ về một tài liệu có liên quan.
Một lý do một số công ty lựa chọn để tiếp tục với các tài liệu giấy là họ lo ngại về an ninh. Nếu người sử dụng biết các tài liệu dự án thực trên giấy được cất ở đâu, họ có thể có các biện pháp để đảm bảo chúng được an toàn. Trong môi trường kỹ thuật số, các mối đe dọa của các cá nhân không được phép truy cập vào các tài liệu có vẻ thực tế hơn.
Sự thật là các tập tin dự án kỹ thuật số, khi xử lý đúng cách, có thể an toàn hơn so với giấy. Điều khiển tập tin kỹ thuật số cho phép người sử dụng kiểm soát quyền truy cập. Quyền có thể được cập nhật và các cá nhân, vai trò hoặc các công ty có thể dễ dàng được thêm vào và lấy ra trong suốt vòng đời dự án.
Như để phòng chống trộm cắp, công nghệ bảo mật của điện toán đám mây ngày nay đã vượt xa hơn những công nghệ của những năm trước. Hãy xem xét rằng Cơ quan An ninh Quốc gia tin tưởng quản lý tập tin kỹ thuật số để lưu trữ các kế hoạch xây dựng cho các khu vực an toàn, và công nghệ này tương tự cho cả các công ty xây dựng nhỏ vừa tiếp cận với cùng một mức độ bảo mật.
Có một đội ngũ thiết kế ở Trung Quốc và một đội xây dựng ở New York là không có vấn đề với việc quản lý tài liệu kỹ thuật số. Nhưng những lợi ích của việc truy cập bất cứ lúc nào bất cứ nơi nào cũng đi qua giai đoạn thiết kế. Đối với một công ty xây dựng 1.400 nhân viên ở Hà Lan, việc truy cập bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào vào công trường có nghĩa là đội thi công có thể cộng tác và tạo ra các hệ thống để hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn. Nhà thầu thêm hình ảnh và danh sách kiểm tra rằng nó được phát triển tại chỗ, giúp đội tại các địa điểm khác làm việc hiệu quả hơn. Trong khi đó, họ loại bỏ việc đến các khu trailer trên công trường để cập nhật.
Có một sự thúc đẩy lớn trong nhiều năm trước đây cho jobsites không cần giấy. Những người ủng hộ nói về sự lãng phí trong xây dựng đó là do vật liệu và thấy rằng giấy là một đóng góp đáng kể. Trong khi một công trường hoàn toàn không cần giấy không bao giờ thực sự xảy đến, thực tế là quản lý tài liệu xây dựng dựa trên điện toán đám mây làm giảm đáng kể chất thải giấy và do đó ảnh hưởng đến môi trường của dự án. Với các cơ quan chính phủ và các doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm các loại vật liệu xây dựng xanh và thân thiện với môi trường, sự cam kết của công ty xây dựng để giảm thiểu chất thải giấy vẫn là một lợi thế cạnh tranh.
Tóm lại, sáu lợi ích của việc quản lý tài liệu kỹ thuật số trên các công trường xây dựng tạo ra một trường kinh doanh hấp dẫn cho thực hiện chuyển đổi. May mắn thay, công nghệ quản lý tài liệu xây dựng dựa trên điện toán đám mây đã đạt đến một mức độ trưởng thành mà làm cho nó dễ dàng cho cả các công ty xây dựng nhỏ để có cơ hội tham gia các trò chơi và bắt đầu thực hiện việc quản lý chi phí và thời gian hiệu quả.
Biên dịch: Nguyễn Trang