Hướng dẫn trang bị bản quyền Microsoft cho doanh nghiệp

Mua và trang bị giấy phép phần mềm thông qua Microsoft Commercial Licensing khác với việc xin giấy phép phần mềm dạng hộp của kênh bán lẻ dành cho cá nhân. Bài viết sau hướng dẫn về trang bị bản quyền Microsoft cấp doanh nghiệp.

Giấy phép phần mềm bán lẻ thường được bán trong hộp và chứa phương tiện (định dạng CD-ROM hoặc DVD), hướng dẫn sử dụng, quyền truy cập vào hỗ trợ sản phẩm và Điều khoản cấp phép phần mềm của Microsoft. Điều khoản Cấp phép Phần mềm quy định cách phần mềm có thể được và không thể được sử dụng.

Phần mềm có được thông qua Cấp phép Commercial – Thương mại của Microsoft/Microsoft Commercial Licensing là giấy phép phần mềm chỉ cấp quyền sử dụng sản phẩm phần mềm của Microsoft. Các tổ chức có thể tiết kiệm chi phí về giá so với phần mềm đóng hộp bán lẻ khi họ tham gia vào chương trình Cấp phép Thương mại của Microsoft/Microsoft Commercial Licensing. Bằng cách có được giấy phép phần mềm thông qua Cấp phép số lượng lớn, các tổ chức chỉ trả tiền cho giấy phép phần mềm chứ không phải thêm chi phí khác. Microsoft Commercial Licensing cũng cung cấp Bảo hiểm phần mềm Software Assurance (SA), một chương trình đơn lẻ, tiết kiệm chi phí bao gồm các công nghệ, dịch vụ và quyền sử dụng độc đáo để giúp khách hàng triển khai, quản lý và sử dụng phần mềm và dịch vụ của Microsoft hiệu quả hơn. Bảo hiểm phần mềm SA chỉ có sẵn thông qua Cấp phép số lượng lớn (Microsoft Volume licensing) và được bao gồm trong một số thỏa thuận Cấp phép số lượng lớn và là một gói mua – tùy chọn.

Khi mua phần mềm thông qua thỏa thuận Cấp phép Thương mại/Microsoft Commercial Licensing của Microsoft, bạn có thể lựa chọn nhận bản quyền theo dạng media vật lý (thiêt bị như usb, DVD…) hoặc tải về.

Chương trình Cấp phép Thương mại/Microsoft Commercial Licensing được xác định theo quy mô và loại hình của tổ chức/doanh nghiệp, hai tiêu chí chính là chìa khóa quan trọng nhất để xác định chọn thoả thuận hợp lý cho tổ chức/doanh nghiệp.

Trang bị bản quyền Microsoft doanh nghiệp cần biết

Các loại hình của tổ chức/doanh nghiệp được áp dụng bao gồm:

• Tổ chức thương mại
• Tổ chức chính phủ.
• Tổ chức Giáo dục.
• Tổ chức Phi lợi nhuận.
• Đối tác viết phần mềm và triển khai dịch vụ. 

Quy mô của tổ chức/doanh nghiệp bao gồm:

• Có từ 5-250 người dùng hoặc thiết bị.
• Trên 250 người dùng hoặc thiết bị.
• Trên 500 người dùng hoặc thiết bị.

Doanh nghiệp/tổ chức dưới 250 người dùng/thiết bị

Đối với các tổ chức/doanh nghiệp dưới 250 thì Microsoft Open Agreement có các thoả thuận Open License và Open Value. Trong đó Open license giúp các tổ chức có thể mua lần đầu với 05 licenses và tiếp tục mua thêm khi phát triển hoặc cũng có một hệ thống tính điểm dựa theo danh sách sản phẩm thì cần tối thiểu đơn hàng được 500 điểm sẽ được nhận mức chiết khấu tốt hơn. Open Value bao gồm có Open Value subscription (OVS), hay OVS for education solution, và Open Value. Dạng subscribe hơn là acquire có nghĩa là thuê quyền sử dụng chứ không mua vĩnh viễn và Open Value là mua cho 5 thiết bị có lựa chọn mua thêm SA.

Đối với tổ chức/doanh nghiệp trên 250 người dùng/thiết bị

• Enrollment for Education Solutions (EES): dành cho khối giáo dục (all size – không phân biệt số lượng) để thuê quyền sử dụng phần mềm. Đặc biệt đây là dạng có lựa chọn student licensing option.
• Microsoft Products and Services Agreement (MPSA): dành cho doanh nghiệp có trên 250 nhưng không muốn tham gia EA vì SA chỉ là lựa chọn optional.
• Microsoft Select Plus: dành cho tổ chức chính phủ và giáo dục trên 250, có nhiều chi nhánh nhỏ nhưng muốn cấp phép phần mềm và dịch vụ cho bất kỳ đơn vị kinh doanh nào đó mà vẫn nhận được ưu đãi tiết kiệm giá giống như là một tổ chức duy nhất. Loại hình này không còn tiếp tục nên các tổ chức/doanh nghiệp không thể lựa chọn.

Doanh nghiệp/tổ chức trên 500 người dùng/thiết bị

Đối với tổ chức/doanh nghiệp trên 500 Microsoft sẽ đề nghị các dạng thoả thuận Microsoft Enterprise Agreement (EA). Như cũng đã định nghĩa thì loại hình này sẽ giúp các loại hình tổ chức có những ưu đãi về giá cả tài chính, lẫn hỗ trợ triển khai và khắc phục. Mua đứt bản quyền hoặc có thể chỉ thuê quyền sử dụng, Perpetual hoặc Subscription.

Lựa chọn chương trình bản quyền phần mềm cho doanh nghiệp

Microsoft đưa ra nhiều thỏa thuận khác nhau để giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô quản lý cách họ mua giấy phép phần mềm. Các thỏa thuận này bao gồm tất cả quy mô từ các tổ chức nhỏ hơn với một số thiết bị / người dùng đến các tổ chức đa quốc gia quản lý hàng chục nghìn đơn vị máy khách và máy chủ.

Giảm giá khi mua số lượng lớn là lợi ích rõ ràng nhất của các thỏa thuận này, đồng thời cũng giúp các tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Theo dõi việc sử dụng phần mềm để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
• Triển khai các bản cập nhật và phiên bản mới, đặc biệt là trên thiết bị / người dùng.
• Tổ chức mua bản quyền phần mềm thông qua phương thức mua quản lý tập trung.
• Tất cả các tổ chức cũng có thể thuê phần mềm trên cloud qua Microsoft Online Subscription Program hoặc thông qua Đối tác Cloud Service Partner CSP.

Chương trình Enterprise Agreement: dành cho các tổ chức trên 500 thiết bị. Do tính chất của chương trình vượt quá phạm vi bài viết nên hình thức này thường được tư vấn trực tiếp.

Chuơng trình Open License Program: dành cho các tổ chức dưới 250 thiết bị và có ba tuỳ chọn Open Value, Open Value Subcription và Open License.

Như đã biêt ở trên, thì các tổ chức công ty, học thuật, tổ chức từ thiện và chính phủ có ít nhất năm thiết bị / người dùng để có được công nghệ mới nhất của Microsoft. Các dịch vụ này cung cấp chiết khấu số lượng lớn với chi phí trả trước tối thiểu và được cung cấp rộng rãi thông qua kênh đối tác trên toàn thế giới.

Các lợi ích chung chương trình của Microsoft luôn bao gồm:

• Tính đơn giản. Bắt đầu sử dụng các sản phẩm được cấp phép ngay sau khi đơn đặt hàng được đặt thông qua mô hình Giấy phép Mở thanh toán khi bạn di chuyển.
• Giá cả phải chăng. Cung cấp các tùy chọn thanh toán linh hoạt để một tổ chức có thể mở rộng ngân sách mua sắm phần mềm của mình hơn là trang bị giấy phép phần mềm hộp bán lẻ.
• Tính linh hoạt. Có nhiều đối tác trên toàn thế giới, toàn quốc, đảm bảo tổ chức luôn thuận tiện và nhanh chóng tiếp xúc với phần mềm.
• Giá trị. Quản lý giấy phép dễ dàng và thuận tiện thông qua Microsoft Commercial Licensing Service Center.

Là một trong ba chương trình của Open License Program, thì Open License là gói phổ biến ở thị trường Việt Nam. Chương trình này là một thoả thuận trong 2 năm nhằm giúp doanh nghiệp mua/trang bị lần đầu với 5 licenses. Chương trình này là phù hợp với các tổ chức mới và đang trong giai đoạn phát triển vì nó là mô hình thanh toán pay-as-you-go trả phí theo giá trị sử dụng.

Nếu một tổ chức đang mua nhiều các giấy phép phần mềm của Microsoft nhưng muốn tham gia mô hình pay-as-you-go, thì có một lựa chọn mua theo số lượng gọi là Open License volume purchase, cần cam kết có thời hạn hai năm với các nhóm sản phẩm để tính điểm. Khi đạt đủ số điểm cần thiết, thì bạn sẽ nhận được mức chiết khấu sâu hơn cho mỗi đơn vị, dẫn đến tiết kiệm đáng kể về chi phí giá.

Để tham gia vào tùy chọn Open License volume purchase, một tổ chức phải đáp ứng mức mua tối thiểu là 500 điểm. Điểm được xác định bởi kết hợp các sản phẩm phần mềm và số lượng giấy phép mà một tổ chức dự định mua. Vì Open License volume purchase sử dụng nhóm sản phẩm và điểm để tính lượng mua tối thiểu 500 điểm, điều quan trọng là phải hiểu nhóm sản phẩm và công thức điểm.

Nhóm sản phẩm này là tập hợp các sản phẩm phần mềm (Applications – ứng dụng , System – Hệ thống và Servers – Máy chủ) của Microsoft để đạt được chiết khấu giá theo khối lượng sâu hơn. Sau đây là một nhóm sản phẩm tính điểm số:

• Nhóm ứng dụng bao gồm các sản phẩm như bộ Microsoft Office, Microsoft Project, Microsoft Visio và Microsoft Visual Studio.
• Nhóm hệ thống bao gồm các bản nâng cấp hệ điều hành Windows như Windows 10 Pro và Windows 10 Enterprise.
• Nhóm máy chủ bao gồm các sản phẩm như phần mềm cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server Standard Edition và Microsoft Exchange Server.

Giá trị điểm được gán cho mỗi sản phẩm được cấp phép như sau:

• Microsoft Office Professional Plus nhận được 4 điểm.
• Windows Server Standard có giá trị 15 điểm.

Bằng cách cộng số điểm kiếm được, một tổ chức có thể xác định xem họ có đáp ứng yêu cầu mua hàng tối thiểu hay không. Ví dụ đơn giản bạn mua 1 sản phẩm duy nhất có trong danh sách sản phẩm của Microsoft như là Office Professional Plus và có số lượng đủ để được 500 điểm thì bạn sẽ nhận được một mức chiết khấu cộng thêm.

Hiện tại Microsoft không còn công bố bảng danh sách các giá trị điểm, để chuyển đổi chương trình Open License sang chương trình mới hơn là Cloud Service Provider.

Open Value & Open Value Subcritpion

Open Value là chương trình cần cam kết sử dụng trong 3 năm bao gồm có gói bảo hiểm phần mềm SA. Sẽ có thêm hai lựa chọn thoả thuận với doanh nghiệp, dựa trên một số sản phẩm Desktop operating system, Microsoft Office applications, và CAL Suites. Là những sản phẩm thường phát sinh tăng giảm sau dựa vào mức độ phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, sẽ là lựa chọn thoả thuận cho phép mở rộng thêm hoặc không phát sinh môi trường IT.

Open Value Subscription tương tự như Open Value nhưng linh hoạt hơn trong thanh toán vì đối tác / doanh nghiệp chỉ trả một khoản phí thấp hơn việc mua trọn bản quyền, vì chỉ là thuê quyền sử dụng phần mềm. Một số lợi ích có được bao gồm:

• Tiết kiệm thêm trong năm đầu tiên nếu tổ chức có phiên bản hiện tại hoặc trước đó của các sản phẩm được cấp phép toàn tổ chức.
• Tùy chọn để thêm các sản phẩm được cấp phép toàn tổ chức mà một tổ chức đã chọn trên các thiết bị / người dùng mới trong suốt năm mà không phải trả thêm phí cho năm đó.
• Thanh toán thấp hơn qua các năm do số lượng máy tính để bàn của tổ chức giảm.

Tổng hợp nhanh các thoả thuận của Open License Program: