Microsoft Project như tên gọi của phần mềm, là một trong những nền tảng quản lý dự án tiên tiến hiện nay. Project có các công nghệ hiện đại cho phép bạn xác định cách tốt nhất để lên lịch dự án và tìm ra các giải pháp tối ưu để phân phối khối lượng công việc trong các nhóm của bạn.
Microsoft Project thích hợp nhất cho người hiện đang sở hữu Microsoft/Office 365 và cần các chức năng quản lý dự án cho công việc. Microsoft Project là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ & dành cho người có nhu cầu chuyên nghiệp. Microsoft Project mất khá nhiều thời gian để học cách sử dụng và cần nhiều thời gian hơn nữa để trở nên thành thạo.
Project hiện tại có 2 phiên bản chính là Cloud & On-premises.
Đối với phiên bản Cloud, bạn có 3 lựa chọn đó là:
Đối với phiên bản On-premises:
Tất cả ba gói subscription (bản cloud) đều hỗ trợ cộng tác và giúp bạn tổ chức quy trình làm việc của mình thông qua biểu đồ Gantt. Bất kể bạn chọn gói nào, bạn sẽ có thể sử dụng chế độ xem grid & board (view) để sắp xếp các nhiệm vụ khác nhau mà bạn và nhóm của bạn chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên, Project Plan 1 chỉ có thể được sử dụng như một ứng dụng dựa trên trình duyệt trong khi Project Plan 3 và Project Plan 5 đi kèm với một ứng dụng desktop có thể tải xuống. Project Plan 3 cũng đáng để nâng cấp lên nếu bạn muốn có thể chỉ định các tài nguyên cụ thể cho các nhiệm vụ khác nhau hoặc nếu bạn cần quyền truy cập vào các chức năng báo cáo và bảng chấm công.
Project Plan 5 sẽ được đánh giá cao bởi các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm, những người cần lập mô hình các đề xuất dự án và so sánh chúng với các số liệu kinh doanh chính. Gói đăng ký Microsoft Project cấp cao nhất cũng hỗ trợ quản lý nhu cầu, cho phép bạn tạo một cách chuẩn hóa để đánh giá các ý tưởng dự án từ các đồng nghiệp của mình.
Bạn cũng có thể truy cập phiên bản Microsoft Project dựa trên đám mây bằng cách đăng ký Microsoft 365 sẽ cho phép bạn truy cập Microsoft Project Online.
Nếu bạn muốn thanh toán cho giấy phép (license) một lần thay vì đăng ký gói thuê bao (subscription), bạn có thể sử dụng phiên bản Microsoft Project On-premises: Project Standard 2019, Project Professional 2019 và Project Server.
Tất cả ba phiên bản on-premises của Microsoft Project đều phù hợp để cài đặt trên một PC cùng một lúc. Bản On-premises thiếu các tính năng cộng tác của các phiên bản Microsoft Project trên đám mây nhưng Project Professional hỗ trợ đồng bộ hóa với Project Online trong khi Project Server đi kèm với các công cụ tối ưu hóa tiên tiến.
Giống như bất kỳ giải pháp quản lý dự án tốt nào, biểu đồ Gantt có thể tùy chỉnh được bao gồm trong Microsoft Project, cho phép bạn hình dung quy trình làm việc và tài nguyên của dự án. Microsoft Project cũng có nhiều tính năng quản lý dự án nâng cao.
Một ví dụ là bộ công cụ lập ngân sách dự án (project budgeting toolkit) cấp cao đi kèm với nền tảng này. Thông qua đó, bạn có thể thực hiện các phép tính giá trị kiếm được “Earned Value” để biết chi phí ước tính và số liệu trả về cho một dự án được đề xuất. Đây là một tính năng tuyệt vời có thể giúp bạn lập chiến lược về những dự án sẽ thực hiện.
Bạn có thể sử dụng Microsoft Project để theo dõi tất cả công việc đang được thực hiện trong toàn bộ tổ chức của mình bằng cách theo dõi các nhiệm vụ được giao cho những người cụ thể cũng như các mục tiêu chung cần được đáp ứng. Bạn cũng có thể giám sát các tài nguyên và tìm hiểu thêm để biết thông tin chi tiết. Ví dụ: các pannel bổ sung có thể được thêm vào biểu đồ của bạn để thực hiện những việc như tính toán chi phí vật liệu sẽ thay đổi như thế nào theo thời gian.
Nếu là người quản lý dự án có kinh nghiệm, bạn có thể đưa hệ thống Microsoft Project của mình lên một tầm cao mới với các bảng điều khiển tương tác thông báo trạng thái hiện tại của các dự án của bạn. Tuy nhiên, để làm được điều này, bạn sẽ cần một số kỹ năng lập trình và Microsoft Power BI riêng.