Foxit cải thiện sự hợp tác giữa các cơ quan

Có nhiều lý do khiến việc chuyển đổi tệp PDF của một cơ quan chính phủ bị đình trệ. Gây khó khăn khi làm việc cả trong và ngoài nước. Các cơ quan phải cân bằng một bước đi trong sự minh bạch và cam kết của công dân, đồng thời đảm bảo rằng họ vẫn đang bảo vệ chống lãng phí, rò rỉ dữ liệu và không hiệu quả.

Quản lý tài liệu trực tuyến là chìa khoá để hợp tác vì nó giúp nhân viên chính phủ làm việc tốt hơn với bạn bè, đối tác và doanh nghiệp bằng cách tinh giản các quy trình và giúp họ quản lý số lượng lớn các tài liệu cần thiết cho các hoạt động hàng ngày.

Một nghiên cứu gần đây của BPI Network, một cơ quan nghiên cứu thị trường ở San Jose, cho thấy 83% người trả lời đồng ý rằng tốc độ tăng nhanh và kết nối kinh doanh sẽ đòi hỏi họ phải sản xuất, chia sẻ và quản lý nhiều tài liệu hơn trong những năm tới. Trong khu vực chính phủ, nơi mọi quá trình và hoạt động phải được ghi chép, số liệu này chắc chắn sẽ cao hơn.

Các cơ quan chính phủ cần một cách tiếp cận mới để quản lý tài liệu và hợp tác trong thế giới kết nối ngày nay. Vậy một công cụ có thể là đồng minh lớn nhất của một công nhân chính phủ trong thực tế mới này là gì?

Câu trả lời có thể làm bạn ngạc nhiên – đó là PDF. Các cơ quan cần nhìn xa hơn thế giới kinh doanh để xem cách các tổ chức đã tận dụng sáng kiến PDF để cải thiện giao tiếp với khán giả trong và ngoài và sắp xếp các quy trình. Điều quan trọng nhất là sự gia tăng PDF mới đây đã làm cho công cụ kinh doanh chuẩn trở thành một công cụ hợp tác chính.

Với những khả năng mới này, nhân viên chính phủ có thể sử dụng các tệp PDF trên tất cả các lĩnh vực công vụ, bao gồm thư viện công cộng, sở cảnh sát, công trình công cộng, tòa thị chính và hệ thống toà án để cải thiện sự cộng tác. Người chấp nhận của chính phủ sớm đang lợi dụng phần mềm PDF để tiếp cận, chuyển đổi hình thức, nội dung có thể tìm kiếm và yêu cầu Đạo luật Tự do Thông tin Tự do. Họ đã có thể cải thiện các chức năng quan trọng như quét, lưu trữ và chuyển đổi các tài liệu và cũng để nâng cao cách thức họ giao tiếp với bạn bè và các thành phần của họ. Công nghệ PDF mới đang làm cho quá trình chia sẻ, thảo luận, chú thích, chỉnh sửa và cải tiến các tài liệu được sắp xếp hợp lý, hiệu quả và hiệu quả.

Dưới đây là một vài cách mà các giải pháp của Foxit về PDF giúp các cơ quan cải thiện hợp tác:

Nhiều người dùng có thể là một phần của một đánh giá tài liệu đơn lẻ, cho phép tất cả các bên xem các nhận xét của nhau và trả lời.
Nhân viên có thể chia sẻ nội dung nhanh chóng và dễ dàng bằng cách tạo liên kết tệp và gửi qua email.
Các cơ quan có thể theo dõi việc sử dụng bất kỳ tài liệu nào và xem thông tin tình báo kinh doanh để xem ai đã truy cập vào tệp tin, những gì họ xem, những hành động họ thực hiện, v.v.
Người đọc có thể tự động được thông báo khi một phiên bản mới của tài liệu có sẵn.
Các công cụ nhận xét động cho phép nhân viên phản hồi lại các tài liệu thông qua công cụ chú thích và công cụ đánh dấu văn bản và người tạo tài liệu có thể quản lý ý kiến trong tài liệu tốt hơn.
Khả năng tìm kiếm và redact cho phép chia sẻ an toàn thông tin trong khi giữ bí mật thông tin.
Tuyệt vời như tất cả điều này có thể âm thanh, câu hỏi không thể tránh khỏi trở thành làm thế nào sử dụng các công cụ hợp tác PDF mới sẽ có hiệu lực bảo mật.

Tuy nhiên, các giải pháp PDF kết hợp và hợp tác này đã trở thành tài sản bảo mật cho các cơ quan sử dụng chúng. Do những cải tiến trong công nghệ PDF, các tài liệu trở nên dễ theo dõi, kiểm soát và an toàn hơn. Điều này đã được thực hiện bằng cách nhúng các tài liệu PDF với một nhận dạng và kết nối chúng trong đám mây, cho phép cơ quan kiểm soát nhiều hơn các tài liệu và dữ liệu bí mật của họ thậm chí sau khi một tài liệu rời khỏi cơ sở.

Trên thực tế, người tạo có thể theo dõi việc sử dụng tài liệu của họ, và các tính năng bảo mật sẽ theo nó bất kể nó diễn ra ở đâu.
PDF đã là định dạng ưa thích của chính phủ đối với các tài liệu. Nhưng các cơ quan tiếp tục sử dụng các phiên bản cũ của công nghệ đã được phát triển trước khi Internet trở nên phổ biến.