Marco Franchi, Giám đốc Marketing PLM của think3, khám phá một chủ đề quan trọng với những người thực hiện hoặc sử dụng hệ thống PLM: cách quản lý và lưu trữ tài liệu kỹ thuật và phi kỹ thuật.
Lý do tại sao một công ty có thể quyết định áp dụng một hệ thống quản lý tài liệu là rõ ràng: nó phải cho phép người vận hành tìm thấy tài liệu khi họ cần. Nhưng như một câu tục ngữ cổ nói “Nói dễ hơn làm”, việc triển khai hệ thống không hề dễ dàng và ngay lập tức được.
Archiving (Lưu trữ) không phải là một khoa học chính xác và theo như tôi biết thì nó chưa bao giờ là một chủ đề phổ biến ở trường. Trong nhiều năm, vấn đề này đã được coi như một phương pháp nội bộ và việc quản lý nó luôn được để cho “thiện chí” của người chịu trách nhiệm về hoạt động này. Do đó, các phương pháp lưu trữ có khả năng là vô hạn, vì một phương pháp tuyệt vời cho một văn phòng có thể không có giá trị đối với nơi khác.
Vấn đề trở nên khó giải quyết hơn khi tài liệu được lưu trữ bao gồm các tài liệu kỹ thuật số khá phức tạp, chẳng hạn như các tổ hợp 3D CAD, mà để có thể xử lý chúng theo thời gian, bất kỳ tham chiếu bên ngoài nào đến các mô hình khác phải được giữ nguyên vẹn. Các tài liệu này được xem xét và thay đổi nhiều lần hơn trong vòng đời của chúng bởi các người vận hành khác nhau, những người thường làm việc tại các văn phòng cách xa nhau hoặc thậm chí ở các quốc gia khác nhau.
Thực tế chung của việc lưu trữ tệp trong đĩa cứng dùng chung không tạo điều kiện cho việc truy xuất hoặc xử lý chúng. Do đó, lưu các tài liệu kỹ thuật số trong cấu trúc của các thư mục và thư mục con không phải là cách tiếp cận tốt nhất. Trên thực tế, ở một số khía cạnh, điều này làm tình hình tồi tệ hơn so với cách quản lý truyền thống đối với các tập tài liệu giấy, trên bìa có nhiều thông tin khác nhau (chúng ta gọi là siêu dữ liệu) có thể được viết tay. Ngược lại, phương pháp lưu trữ kỹ thuật số cổ điển chỉ dựa vào tên của tệp hoặc thư mục, trong số những tên khác, là rất ngắn vì số lượng ký tự có thể được sử dụng cho thao tác này hạn chế. Hơn nữa, phương pháp này không ngăn cản việc truy cập đồng thời vào các tài liệu mô hình, vì tài liệu mô hình sau này hầu như luôn có sẵn .
Nhưng, cuối cùng, các ứng dụng PLM hiện đại đã phát triển, bằng cách khắc phục mô hình tệp / thư mục và tạo điều kiện cho việc lưu trữ tài liệu kỹ thuật. Trong các số trước của bản tin này, chúng tôi đã nói nhiều về khả năng của các hệ thống PLM trong việc quản lý thông tin, dữ liệu và quy trình có cấu trúc. Trong dịp này, chúng tôi sẽ phân tích sâu về quản lý tài liệu.
Hãy xem kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất hoạt động như thế nào trong thực tế: vault.
Để bắt đầu, một hệ thống PLM, được định nghĩa như vậy, chắc chắn phải chứa một mô-đun cốt lõi phức tạp để quản lý các tài liệu kỹ thuật số, nếu không, bất kỳ lý luận nào, được đưa ra cho đến nay, về việc quản lý tốt hơn dữ liệu, quy trình và tài nguyên liên quan đến vòng đời sản phẩm, sẽ là vô ích. Sự sẵn có của một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho tất cả các tài liệu, được tạo ra trong các văn phòng khác nhau mà sử dụng bất kỳ phần mềm nào để tạo tài liệu CAD và Office, video, ảnh, v.v., đối với cuộc thảo luận của chúng ta, là giả định cơ bản và cần thiết.
Bên trong hệ thống PLM, vault là mô-đun được sử dụng để lưu trữ tài liệu. Nó có thể được triển khai theo nhiều cách khác nhau: trong cấu trúc tệp / thư mục cổ điển, dưới dạng cơ sở dữ liệu BLOB (Binary Large Object) hoặc trong không gian lưu trữ đám mây hiện đại, v.v.
Trong mọi trường hợp, điều quan trọng là phải hiểu rằng không gian này không thể truy cập trực tiếp bởi những người dùng không có khóa truy cập chung và thậm chí không biết vị trí thực của tài liệu trong tủ sắt này.
Mỗi khi người dùng cần thay đổi tài liệu, hệ thống PLM, trước khi cho phép truy cập vào tài nguyên đó, xác minh danh tính của người dùng và kiểm tra các quyền và chế độ truy cập liên quan (chỉ đọc, thay đổi, v.v.). Nếu kết quả kiểm tra này là tích cực, tức là người dùng đã “đúng quy định”, hệ thống sẽ tiến hành thao tác kiểm tra, trích xuất tài liệu từ vault (két sắt) và chuyển một bản sao của nó đến trạm làm việc của người dùng đã đưa ra yêu cầu .
Tôi muốn nhấn mạnh rằng việc trích xuất này chỉ là một hoạt động ảo: tài liệu không bao giờ rời khỏi vault. Hệ thống đăng ký hoạt động này và nếu một người dùng khác, với các quyền truy cập tương tự, cố gắng trích xuất cùng một tài liệu từ vault, hệ thống sẽ cảnh báo người đó rằng tài liệu đã được quản lý bởi người khác (ở chế độ reserved check-out) và làm cho tài nguyên có sẵn ở chế độ chỉ đọc.
Sau khi người dùng đầu tiên thực hiện xong các thay đổi, họ sẽ chuyển tài liệu kết quả đến vault: thao tác này được gọi là check-in và từ thời điểm đó, tài liệu sẽ có sẵn cho những thay đổi bởi những người dùng được ủy quyền khác.
Trong các hệ thống PLM phức tạp nhất, cơ chế này được tích hợp tốt đến mức nó gần như minh bạch đối với người dùng. Nó đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu, đồng thời tránh được xung đột do các thao tác chỉnh sửa đồng thời của nhiều người dùng hơn.
Bên cạnh những ưu điểm đã nói về bảo mật, vault đơn giản hóa đáng kể các hoạt động sao lưu và có thể xử lý thành công các tệp có cấu trúc như các mô hình CAD tham chiếu.
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, công nghệ mà vault được xây dựng, có thể được tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng đám mây, một sự đặt cược đầy hứa hẹn cho tương lai của Công nghệ Thông tin.
Chúng ta sẽ nói về vấn đề này trong số tiếp theo. Hẹn sớm gặp lại!
Mời các bạn đón đọc các nội dung khác về ThinkDesign tại đây
Biên dịch bởi Thanh Bình – Iworld.com.vn