Cách làm việc trong tương lai: chuyển sang mô hình làm việc kết hợp

Silke Hoersch, Phó Giám đốc Tiếp thị & Phát triển Kinh doanh tại AnyDesk đang thảo luận về cách làm việc trong tương lai sẽ như thế nào và giải thích sự chuyển dịch sang mô hình lực lượng lao động kết hợp. Các bạn hãy cùng iworld.com.vn xem những quan điểm và suy nghĩ của ông nhé.

“Có phải đại dịch đã thay đổi các văn phòng làm việc mãi mãi?” – Tạp chí New Yorker đã đặt câu hỏi như vậy vào đầu năm 2021. Giờ đây, khi cuộc sống “trước đại dịch” quay trở lại một cách chậm chạp, cách làm việc trong tương lai đang được thảo luận rất nhiều. Nhân viên có cần thiết phải thường xuyên đến văn phòng không? “Làm việc từ xa” có trở thành một “công việc bình thường” không? Làm thế nào để các công ty có thể xây dựng văn hóa công ty và lòng trung thành với ít sự tương tác trực tiếp hơn?

Với những câu hỏi này trong đầu, tôi đã tham gia World Class Workplace Transformation 2021 ở Frankfurt. Thật là khoảng thời gian rất tuyệt vời! Đó là sự kiện trực tiếp đầu tiên tôi tham gia vào năm 2021, nó có rất nhiều phần thú vị và người ta thảo luận rất nhiều về cách làm việc tương lai. Bất kể tôi đang nói chuyện với đại diện từ các tập đoàn lớn hay tổ chức nhỏ, rõ ràng là mọi người đều đang cố gắng thiết lập một mô hình bền vững mang lại sự linh hoạt cho nhân viên và khả năng phục hồi cho công ty.

Công việc kết hợp có thể là câu trả lời trong trung và dài hạn. Điều này đòi hỏi một sự tiến hóa trong cách chúng ta lãnh đạo và vai trò mà chúng ta sẽ gán cho các văn phòng làm việc. Chúng tôi sẽ phải suy nghĩ lại về không gian làm việc văn phòng và đảm bảo một cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mạnh mẽ và được tiêu chuẩn hóa.

Những thay đổi trước mắt

Trong một nghiên cứu gần đây, Capgemini xác định rằng hơn một nửa số nhân viên cảm thấy kiệt sức do làm việc từ xa, điều này có tác động đến sự gắn bó, sự hài lòng và năng suất của họ. Mặc dù tất cả mọi người đều được kết nối nhưng gặp mặt online không giống như đang ở trong văn phòng một cách thực tế. Bạn không thể uống một ly cà phê và ngồi với đồng nghiệp trên sân thượng để tán gẫu về công việc (và đôi khi là cuộc sống). Mọi cuộc hẹn đều phải lên lịch trước. Liệu bạn có thể trở nên sáng tạo bằng cách nhấn vào nút sáng tạo không? Các tổ chức sẽ thiếu đi sự đổi mới vì những trao đổi ngẫu nhiên và những ý tưởng sáng tạo không xảy ra trong một môi trường cách biệt.

Công việc kết hợp cho phép nhân viên làm việc một phần từ xa và một phần tại văn phòng, đây có thể là một kịch bản lý tưởng cho cả người sử dụng lao động và nhân viên. Điều gì đúng với công việc quản lý các nhóm từ xa cũng sẽ đúng với công việc kết hợp: các nhà lãnh đạo cần áp dụng phong cách lãnh đạo nhanh nhẹn, khuyến khích sự tự chủ, đồng cảm và minh bạch. Cần có một văn hóa làm việc mới được xây dựng trên sự tin tưởng lẫn nhau và các nghi thức tập thể mới. Nhân viên cũng sẽ phải thay đổi tư duy của họ. Họ có cần một bàn làm việc cá nhân và một chỗ để xe nếu họ chỉ đến văn phòng 1-2 lần mỗi tuần? Mô hình làm việc kết hợp chỉ cần bàn làm việc chung và văn phòng chung. Các công ty chuyển sang công việc kết hợp sẽ phải bắt đầu tổ chức không gian văn phòng theo cách khác.

Mô hình làm việc kết hợp

Văn phòng – Trung tâm của mọi thứ

Việc trang bị máy tính xách tay cho mỗi nhân viên chưa đủ để tạo ra lực lượng lao động kết hợp cho tương lai. Một khái niệm thú vị mà tôi đã học được tại World Class Workplace Transformation 2021 là cách làm việc dựa trên hoạt động. Công việc được chia thành các hồ sơ hoạt động khác nhau như: sự thực hiện, thời gian tập trung, sự đổi mới và phát triển, các cuộc họp theo kế hoạch và các cuộc họp tự phát. Thông qua một bảng câu hỏi, hồ sơ hoạt động được tính toán cho mọi nhân viên. Việc cộng thêm số ngày nhân viên làm việc ở nhà giúp tính toán số lượng bàn làm việc cần thiết trong văn phòng để làm việc, tính thời gian tập trung cũng như không gian hội họp – nơi có thể diễn ra các cuộc họp theo kế hoạch hoặc tự phát. Ngoài ra, cách làm việc dựa trên hoạt động giúp dự đoán không gian cho các công việc động não và sáng tạo trong các nhóm khác nhau.

Ngoài ra, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mạnh mẽ là cần thiết để giúp làm việc kết hợp liền mạch, cơ sở này bao gồm những thiết lập tiêu chuẩn tại mỗi bàn làm việc trong văn phòng và các công cụ phù hợp để truy cập thiết bị và tệp tin từ xa. Người sử dụng lao động sẽ mất thời gian để đưa ra một thiết lập phù hợp với tổ chức của họ.

Và cuối cùng, vai trò của không gian làm việc văn phòng sẽ cần được xác định lại. Công việc kết hợp sẽ yêu cầu người sử dụng lao động sắp xếp lại các điểm gặp gỡ của nhân viên: online và cả trong văn phòng. Chúng ta có thể biến văn phòng thành nơi mà mọi người thích lui tới và là nơi tôn vinh những thành công. Những nhân viên muốn tìm kiếm động lực và sự thân thuộc sẽ đi đến văn phòng, không phải vì họ phải làm việc, mà bởi vì họ muốn.

Định hình cách làm việc tương lai – Hợp tác cùng nhau

Có những thay đổi lớn ở phía trước của chúng ta, và nó có thể được coi là một thách thức lớn để tìm ra điều gì là tốt nhất và cách để tiến hành. Tuy nhiên, nó cũng là cơ hội để thay đổi một cái gì đó cho tốt hơn. Điều tôi muốn nhấn mạnh là: với tư cách là người sử dụng lao động và là nhà lãnh đạo, mọi người cần có trách nhiệm tạo ra môi trường làm việc và văn hóa làm việc trong tương lai. Nếu không có sự đóng góp của mọi thành viên trong nhóm thì sự thay đổi không thể xảy ra. Và tương lai sẽ không là gì nếu không có sự tương tác của con người.

Bạn có nhận xét hoặc ý tưởng gì về công việc kết hợp hoặc cách làm việc tương lai không? Tôi rất thích nghe những suy nghĩ của bạn!

Xem thêm:

• Làm thế nào để duy trì năng suất khi làm việc tại nhà
• Bí kíp giúp bạn dễ dàng quản lý nhóm làm việc từ xa
• Đại dịch COVID-19 đang tạo ra một xu hướng mới trong tương lai

Biên dịch bởi Vinh Thức – iworld.com.vn