Bảo mật tài liệu theo cách tiếp cận mới của Foxit

Trong thế giới kỹ thuật số được kết nối, bảo mật thông tin là một trong những vấn đề gây tranh cãi và liên tục phát triển trên khắp toàn cầu.

Vì vấn đề trên, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và khu vực công phải đối mặt với những thách thức nghiêm trọng trong việc bảo vệ dữ liệu và hệ thống thông tin nhạy cảm. Nếu vi phạm thỏa hiệp bảo mật với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác sẽ  làm tổn hại nghiêm trọng đến khả năng kinh doanh của tổ chức.

Trong khi những thách thức về an ninh như sự phá hoại dữ liệu khổng lồ, các cuộc tấn công của virus toàn cầu của virut ransomware và các lỗ hổng của IoT có thể là những tiêu đề trong các cuộc thảo luận.   Và trung tâm dữ liệu và các thiết bị kết thúc của công ty và đám mây không phải là kho dữ liệu duy nhất bị vây hãm.

Sự vi phạm an ninh ngày nay rất thường xuyên xảy ra từ bên trong: t ừ nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng vô tình hoặc cố ý để lộ thông tin nhạy cảm. Và “thiết bị” trong đó thông tin bí mật này cư trú là không có gì khác hơn là các container dữ liệu phổ biến được gọi là tài liệu.

Trong thời đại tường lửa thông tin, phát hiện xâm nhập, kiểm soát truy cập mạng, xác thực và các biện pháp bảo vệ khác, văn bản đơn giản ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng về tính dễ tổn thương đối với mọi thứ, từ nhân viên, khách hàng và dữ liệu tài chính, bí mật thương mại, sở hữu trí tuệ, thoả thuận, hồ sơ pháp lý và nhiều hơn nữa.

Cần có một cách tiếp cận hoàn toàn mới để bảo vệ tài liệu có thể giải quyết một số các lỗ hổng vốn có của tài liệu trong thời đại kỹ thuật số.

Trước khi chúng tôi xem xét một cách tiếp cận mới, hãy xem xét một số thông tin chi tiết từ một cuộc khảo sát gần đây do mạng hiệu suất hoạt động kinh doanh (BPI) thực hiện và được tài trợ bởi Foxit Software:

Đại đa số các tổ chức thường có các tài liệu chứa thông tin mật (ba phần tư làm như vậy ít nhất mỗi tuần).

62% người trả lời không có hoặc không biết bất kỳ công cụ bảo mật tài liệu hiệu quả nào được sử dụng trong tổ chức của họ.

40% các doanh nghiệp không biết về bất kỳ chính sách an ninh tài liệu có hiệu quả trong tổ chức của họ.

Những người trả lời khảo sát cho rằng mối quan ngại về an ninh lớn nhất đối với các tài liệu là do sự tiết lộ thông tin bí mật.

Trên thực tế, 60% người trả lời nói rằng họ đã vô tình gửi một tài liệu nhạy cảm đến bên không đúng.

Việc phát hành các tài liệu nhạy cảm có thể gây ra hậu quả tốn kém – từ các vụ kiện tụng, thiệt hại danh dự và rủi ro cạnh tranh, đến tổn thất tài chính, mất năng suất và sa thải nhân viên.

Trên thực tế, khoảng 89% người trả lời khảo sát của chúng tôi cho biết những yếu tố này đã làm tăng mức độ quan tâm của họ về an ninh tài liệu.

Cho đến nay, kết nối chỉ phục vụ để tăng lỗ hổng bảo mật tài liệu.

 Tài liệu kỹ thuật số cần được cập nhật theo cách làm cho nó dễ theo dõi, kiểm soát và an toàn hơn. Cụ thể, bằng cách nhúng các tài liệu có bản sắc và kết nối chúng trong đám mây, các doanh nghiệp và các cơ quan chính phủ có thể kiểm soát được nhiều tài liệu và dữ liệu bí mật của họ đôi khi chứa trong chúng thậm chí ngay cả sau khi một văn bản rời khỏi cơ sở.

Một tài liệu thực sự kết nối có thể được thu hồi, xóa hoặc redacted từ xa trong tất cả các trường hợp kết nối của nó sau khi nó được gửi đi. Hãy suy nghĩ về nó: Một tài liệu chứa bí mật thương mại vô tình được gửi đến một đối thủ cạnh tranh thông qua email. Với một tài liệu được kết nối, một công ty, thừa nhận sai sót của nó, có thể nhanh chóng vô hiệu hóa tài liệu miễn là nó trực tuyến ở đâu đó.

Hoặc nói rằng một tài liệu được lưu hành rộng rãi và phát hiện ra rằng thông tin chứa trong đó không chính xác hoặc gây tổn hại cho công ty. Người khởi tạo của tài liệu đó có thể sửa lỗi này trong mọi trường hợp trực tuyến của tài liệu ở bất kỳ đâu trên thế giới.

Ngày nay, định dạng ưa thích cho tài liệu là PDF. Đó là một công nghệ đã được phát triển trước khi Internet trở nên phổ biến. Nó không  tạo ra cho một thế giới kết nối. Việc cập nhật công nghệ để đạt được một tài liệu an toàn và có thể kiểm soát được  những lỗ hổng bảo mật lớn nhất hiện nay.