Bản quyền Microsoft 365 cho doanh nghiệp

Ở Việt Nam, phần mềm văn phòng Microsoft Office là cái tên quen thuộc và được sử dụng nhiều. Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm văn phòng xử lý công việc hàng ngày. Tham khảo các khái niệm giúp doanh nghiệp giải đáp các thắc mắc để trang bị dễ hơn.

Phân tích nhu cầu phần mềm Office cho văn phòng

Nhu cầu Microsoft Office là các phần mềm cài đặt trên máy tính Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Một số doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng có Access và Publisher. Trước đây, khái niệm sử dụng sẽ đi liền với khái niệm sở hữu. Đa số Doanh nghiệp mua Word, Excel để cài lên máy tính của nhân viên một cách riêng lẻ. Bất tiện là mỗi máy, mỗi nhân viên có nhu cầu phần mềm nhiều ít khác nhau. Hơn nữa, việc không đồng nhất cũng gây khó trong quá trình sử dụng và chi phí đầu tư.

Nhận biết điều đó, Microsoft kết hợp các phần mềm thành các gói. Có tính đồng nhất với mức chi phí hợp lý. Giúp doanh nghiệp có phần mềm sử dụng thuận tiện và chi phí hợp lý. Không dùng ở đó hãng tiếp tục giới thiệu hình thức “thuê” “quyền sử dụng” thay vì “mua” “trọn đời“.

Nhu cầu phần mềm dễ dàng đáp ứng với danh sách như sau:

Như vậy, dễ dàng nhận thấy  các tên gọi này chia thành 2 nhóm. Mhóm theo năm xuất bản 2019 và nhóm có từ khóa 365. Đây chính là khái niệm của bản quyền vĩnh viễn và Microsoft 365 theo năm.

Nhóm Microsoft Office vĩnh viễn

• Standard 2021
• ProPlus 2021
• Office Home and Business 2021
• Office Pro 2021

Nhóm thuê bao

• Microsoft 365 Business Standard (Box/Key code)
• Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium (CSP, EA)
• Microosft 365 Enterprise E3, E5

Office mua vĩnh viễn theo dòng đời

Đối với nhóm theo năm xuất bản, chúng ta có các gói Office Standard, ProPlus, Home&Business hoặc Pro 2019. Đây là hình thức mua trọn đời sản phẩm và trọn đời thiết bị với phiên bản phát hành năm 2019. Mua một lần cài đặt cho một thiết bị nhất định. Khi trang bị sẽ nhận được bộ phần mềm với các Apps Classic, hoặc Apps Premium tùy gói. (Xem so sánh giữa Class Apps và Premium Apps – đang cập nhật)

Office dạng thuê sử dụng theo thời gian

Là khái niệm mới thuê bao 365 ngày –  Subscription hay Subscribe, Subscribers. Giúp thay đổi quan điểm phần mềm không còn cài đặt theo thiết bị như trước, mà theo người dùng. Bộ ứng dụng sẽ được sử dụng bởi người nhân viên của doanh nghiệp. Người dùng có thể dùng trên thiết bị doanh nghiệp cấp, hoặc thiết bị cá nhân đều được phép. Sẽ không còn lo lắng, nếu thiết bị bị hư hỏng hoặc thất lạc. Không mất bản quyền với dạng 365. Nó cho phép thu hồi bản quyền hoặc dữ liệu khi cần thiết.

Ý nghĩa sự khác biệt giữa “2019” và “365”

• Khái niệm vĩnh viễn trọn đời sử dụng so với khái niệm thuê bao theo thời hạn nhất định.
• Khái niệm Quyền sử dụng theo thiết bị nhất định so với khái niệm người được quyền sử dụng.

Với “mua” quyền sử dụng cần bỏ ra chi phí nhiều hơn so với “thuê”. “Thuê” cho phép nhân viên đăng nhập bất kỳ thiết bị nào. Dù thiết bị đó là chung, thiết bị công cộng hay cá nhân mà vẫn an toàn. Trừ tổ chức không cho phép sử dụng sự tiện lợi này vì lý do bảo mật về dữ liệu.

Các Khái Niệm Mới Đối Với Nhu Cầu Bản Quyền Phần Mềm Văn Phòng

Phần này đề cập các khái niệm phần mềm văn phòng nâng cao. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nhu cầu này sẽ là thư điện, lưu trữ, hội họp. Chỉ ra điểm yếu trang bị phần mềm một cách riêng lẻ. Không chỉ bị thiệt về chi phí, mà còn thụt lùi về công nghệ. Nâng tầm khái niệm “phần mềm” thành “dịch vụ phần mềm” văn phòng.

Dịch vụ email hosting

Sau khi trang bị tên miền cho doanh nghiệp sẽ là nhu cầu về hệ thống email. Doanh nghiệp mua tên miền dựng website và liên kết với thư điện tử. Một tài khoản gửi và nhận thư với tên miền, để giao dịch với khách hàng, đối tác. Tăng uy tín cũng như dễ gợi nhớ cho những giao dịch trong tương lai.

Ví dụ: ten.ho@tenmiendoanhnghiep.com hay hoten@tenwebsite.com.vn

Đằng sau mỗi địa chỉ email, cần trang bị hoặc thuê dịch vụ máy chủ, còn gọi là email hosting. Trong gói Microsoft 365 có sẵn dịch vụ này, vừa chuyên nghiệp vừa bảo mật hỗ trợ cho người dùng.

Các bất cập dựa theo thực trạng email hosting đang cung cấp trên thị trường là tính bảo mật.

• Nhân viên IT giữ quyền kiểm soát, có thể xem nội dung của giám đốc trên trang quản lý.
• Bất cập phần mềm xem thư, chỉ xem dạng webmail lỗi thời không có phần mềm xem thư riêng.
• Có trường hợp, nhúng/import vào các dịch vụ email miễn phí như gmail cá nhân để nhận thư.
• Nếu tài khoản cá nhân bị đánh cắp không thể khôi phục, email của doanh nghiệp sẽ bị rò rỉ.

Dịch vụ lưu trữ dữu liệu làm việc

Nhu cầu lưu trữ cho người dùng và cho tổ chức với OneDrive và Sharepoint. OneDrive có thể xem như một USB di dộng, giúp lưu giữ các tài liệu, bảng tính của từng người. Sharepoint được xem là một ổ cứng được chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp. Tính năng chia sẻ giữa dữ liệu thành viên, phân quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa đối với dữ liệu. Giúp cùng làm việc trên một văn bản, bảng tính, cùng một lúc hoặc làm việc từ xa. Tính trực tuyến, luôn sẵn sàng, giúp truy cập dữ liệu lập tức, dù văn phòng đang bị mất điện. Việc chia sẽ dữ liệu chung, giữa các chi nhánh, văn phòng trở nên đơn giản hơn.

Dịch vụ họp trực tuyến và làm việc từ xa

Nhu cầu cấp bách nhất trong thời kỳ COVID-19, đó là Microsoft Teams. Dịch vụ này giúp kết nối làm việc từ xa, làm việc ở nhà hay bất kỳ ở đâu. Tạo nhóm làm việc chung, dữ liệu chia sẻ trong nhóm kết hợp các công cụ bổ trợ như gọi thoại, video call, chat. Tính năng họp nhóm meeting để trao đổi và chia sẻ các chủ đề. Hoặc cũng có thể dùng meeting để kết nối với khách hàng mục tiêu chào hàng, demo, POC sản phẩm.

Nếu quý khách đang thuê dịch vụ email hosting chưa đảm bảo. Thường gặp những bất cập trong lưu trữ và chia sẽ dữ liệu. Và mong muốn làm việc từ xa với nhân viên, khác hàng. Các “dịch vụ phần mềm” văn phòng là các công cụ bổ sung quan trọng.

Phân biệt giữa Business và Enterprise

Chỉ còn khái niệm giữa Business và Enterprise, dùng để phân biệt nhu cầu về lượng của một dịch vụ. Khởi đầu với dung lượng lưu trữ khá lớn với Businesss. Khi cần gia tăng dung lượng này lên vô hạn chỉ cần chuyển lên Enterprise. Và một ý nghĩa nữa là để phân chia về số lượng bao gồm số lượng người dùng. Doanh nghiệp có trên 300 nhân viên, hay ít hơn. Hoặc liên quan tới số lượng người tham gia hội họp thông qua Microsoft Teams.

Kết

Microsoft ngày càng bổ sung những dịch vụ cao cấp cho gói Office 365, và tạo ra gói mới là Microsoft 365. Gói mới sẽ có dịch vụ bổ sung bao gồm bảo mật dữ liệu, bảo vệ thiết bị của người dùng doanh nghiệp. Bổ sung nền tảng Power Platform, xây dựng ứng dụng doanh nghiệp đơn giản hoặc công cụ phân tích dữ liệu kết hợp AI. Và tính năng Voice, tổng đài điện thoại sắp phát triển ở thị trường Việt nam.