5 mẹo để Bảo mật Cuộc họp Trực tuyến của Bạn

Iworld.com.vn xin gửi tới độc gỉả thông tin về Phần mềm TeamViewer

Sử dụng giải pháp họp trực tuyến với các tính năng bảo mật phù hợp và áp dụng 5 mẹo này sẽ giúp ngăn chặn những kẻ nghe trộm tham gia vào các cuộc thảo luận về công việc riêng.

Giờ đây, hội nghị truyền hình là công cụ cộng tác quan trọng nhất đối với các tổ chức, điều quan trọng là phải nhận ra mức độ bảo mật cần thiết đối với các cuộc họp trực tuyến, điều gì có thể xảy ra với một chiến lược bảo mật không phù hợp và bạn có thể làm gì để bảo vệ quyền riêng tư trong các cuộc gọi video của bạn.

Những câu chuyện cảnh báo

Đầu năm nay, trong tình trạng bất ngờ cho phép mọi người làm việc tại nhà, các lỗ hổng bảo mật trong hội nghị truyền hình đã xuất hiện:

• Chiến lược hack cũ “war dialing”, sử dụng bộ tạo số ngẫu nhiên để đoán các số trong một dẫy số, có thể có được quyền truy cập vào các cuộc họp hội nghị truyền hình không được khóa bằng mật khẩu
• Chi nhánh FBI khu vực Boston đã cảnh báo các trường học sau khi nhiều lớp học trực tuyến bị quay lén video, làm gián đoạn việc học và đôi khi làm lộ dữ liệu cá nhân
• Trang web công nghệ The Verge đã bị một kẻ quay lén video làm gián đoạn một giờ vui vẻ ảo bằng tài liệu dành cho người lớn
• Với một tìm kiếm đơn giản trên Google, Washington Post đã tìm thấy hàng nghìn hội nghị truyền hình được lưu trên trang web mở, một vài trong số đó tiết lộ thông tin cá nhân hoặc nghề nghiệp.

Trong khi hậu quả của một số vi phạm bảo mật hội nghị truyền hình có thể gây rối hơn là gây hại, nhưng thực tế là hội nghị truyền hình vẫn yêu cầu lập kế hoạch bảo mật như bất kỳ khía cạnh trực tuyến nào khác trong công việc. Tác hại có thể xảy ra trong những giờ vui vẻ ảo hoặc với các bản ghi âm bị sai lệch gần như không tổn hại như khi ai đó có quyền truy cập vào cuộc họp hội đồng quản trị bảo mật của công ty, cuộc thảo luận về lộ trình sản phẩm hoặc báo cáo kế toán.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng không chỉ là nhận thức về bảo mật hội nghị truyền hình mà còn giúp bạn và đồng nghiệp của bạn tích cực áp dụng các phương pháp hữu ích về họp trực tuyến.

5 mẹo để Bảo mật Cuộc họp

Một số cách về kỹ thuật có thể giúp bạn làm giảm nguy cơ hội nghị truyền hình của bạn bị hack, trong khi những cách khác chỉ yêu cầu ý thức chung và các phương pháp tốt nhất. Đây là 5 mẹo giúp bảo mật các cuộc họp trực tuyến của bạn:

1. Phân loại cuộc họp trước thời hạn: Khi lên lịch họp, mỗi cuộc họp nên được chỉ định một mức độ rủi ro phù hợp với các giao thức bảo mật nhất định. Điều đó không chỉ cho phép bạn định cấu hình công nghệ của bạn mà còn cho người tham dự biết vai trò của họ trong việc giữ an toàn cuộc họp. Một nguyên tắc nhỏ là hãy hỏi, “Bạn có đang tham gia cuộc họp này tại quán cà phê không?” Nếu không, hãy thắt chặt bảo mật của bạn tốt nhất có thể.
2. Sử dụng mật khẩu và ID cuộc họp duy nhất: ID cuộc họp duy nhất là biện pháp bảo vệ chính để chống lại “war dialing”. Thông tin xác thực của một cuộc họp càng khó đoán, thì những kẻ không mời càng khó có quyền truy cập. Điều này rấtquan trọng nếu ứng dụng hội nghị truyền hình của bạn chỉ định cho mọi người một ID cuộc họp cá nhân vĩnh viễn hoạt động giống như một số điện thoại. Chỉ cung cấp ID cuộc họp cá nhân của bạn cho đồng nghiệp mà bạn tin tưởng và luôn khóa các cuộc họp đó để chặn những kẻ xâm nhập. Bạn không muốn những kẻ không mời tham gia cuộc họp của Giám đốc điều hành chỉ vì họ có ID cuộc họp cá nhân.
3. Điểm danh trước khi bắt đầu công việc: Mọi người thường tham gia các cuộc họp từ các thiết bị không phải máy tính chính của họ, vì vậy chỉ có thể nhận dạng họ bằng số điện thoại hoặc ID thiết bị chung như “iPhone XS trên AT&T”. Biết những người đó là ai và liệu họ có phải đang tham gia cuộc họp hay không. Nếu có những thành viên không nằm trong danh sách khách mời, bạn có thể xóa họ trước khi nói về những vấn đề nhạy cảm.
4. Hạn chế chia sẻ: Nếu vấn đề đang thảo luận khá nhạy cảm, hãy cân nhắc cấm mọi người mời người khác mà không có sự cho phép của người tổ chức. Nếu mới ai đó bên ngoài danh sách khách mời ban đầu, hãy đảm bảo rằng họ hiểu bản chất của cuộc họp và các mong muốn bảo mật. Và dù bạn làm gì, đừng chia sẻ ID cuộc họp hoặc lời mời về một cuộc họp nhạy cảm trên mạng xã hội, mạng nội bộ riêng hoặc các nền tảng công ty khác.
5. Kích hoạt xác thực hai yếu tố: Có thể an tâm hơn khi những người tham gia cuộc họp kích hoạt tính năng xác thực hai yếu tố trong công cụ cuộc họp của bạn. Mặc dù một số người dùng có thể không thích bước bổ sung này, nhưng các nhà cung cấp dịch vụ xác thực hai yếu tố và đăng nhập một lần (cũng như các tính năng bảo mật trên hầu hết điện thoại) đã giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể. Hơn nữa, thêm vài giây để kích hoạt lớp bảo mật bổ sung đó thì cũng rất xứng đáng.

TeamViewer Meeting có ích như thế nào

TeamViewer Meeting được xây dựng với nền tảng là bảo mật. Ngoài trực quan và dễ sử dụng, TeamViewer Meeting còn bảo vệ cuộc gọi video của bạn bằng các tính năng bảo mật cấp ngành.

• Khóa cuộc họp cho phép người tổ chức chặn quyền truy cập vào cuộc họp, chặn những kẻ quay lén video tiềm ẩn
• Mật khẩu và ID cuộc họp duy nhất thêm một lớp xác thực bổ sung
• Xác thực hai yếu tố tùy chọn xác minh danh tính của người tham dự
• Cuộc họp video được bảo vệ bằng mã hóa phiên đầu cuối 256-bit, ngăn các bên thứ ba (bao gồm cả TeamViewer) truy cập vào dữ liệu không đọc được khi chuyển tiếp giữa các thiết bị (không bao gồm các cuộc họp có người tham gia quay số điện thoại)
• Chứng nhận ISO9001, tuân thủ GDPR và HIPAA

Nhu cầu giao tiếp video sẽ không biến mất. Tương lai của doanh nghiệp đòi hỏi khả năng giao tiếp mọi lúc, mọi nơi, với bất kỳ ai – một cách bảo mật. Sử dụng giải pháp họp trực tuyến với các tính năng bảo mật phù hợp và áp dụng 5 mẹo này sẽ giúp ngăn chặn những kẻ nghe trộm tham gia vào các cuộc thảo luận về công việc riêng.

Biên dịch bởi Cẩm Hồng – iworld.com.vn