5 điều cần biết về sao lưu Office 365 cho người mới toanh

Hãy cùng iworld.com.vn tìm hiểu về việc bảo vệ dữ liệu Office 365 của bạn một cách tốt nhất.

Trong suy nghĩ về bảo mật hay an ninh mạng của người mới bắt đầu , họ thừa nhận rằng không có cái gọi là bảo mật điện toán đám mây 100%. Nhưng khi bạn đi vào thực tế và hiểu được nhiều điều, khả năng đề phòng của bạn sẽ tăng lên và trò chơi mới thực sự bắt đầu.

Dưới đây là tóm tắt về các việc bạn có thể làm để bắt đầu bảo vệ dữ liệu tốt hơn trong Office 365. Chúng không được liệt kê theo thứ tự ưu tiên, vì vậy hãy sử dụng theo cách của bạn trong các chiến dịch nâng cao nhận thức, thảo luận về ngân sách dành cho việc sao lưu nếu bạn là doanh nghiệp. Bản tóm tắt này dựa trên Sách điện tử Office 365 Backup For Dummies Veeam Special Edition (Office 365 Backup For Dummies Veeam Special Edition E-Book, PDF) của Veeam.

Microsoft không chịu trách nhiệm về bản sao lưu của bạn

Một quan niệm sai lầm phổ biến của mọi người khi sử dụng Office 365 là không cần sao lưu dữ liệu vì Microsoft thực hiện tất cả công việc đó.

Trong giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) như Office 365, Microsoft chịu trách nhiệm duy trì cơ sở hạ tầng toàn cầu để giữ cho các dịch vụ của mình hoạt động. Mặt khác, bạn chịu trách nhiệm duy trì và bảo vệ dữ liệu bạn lưu trữ trong Office 365. Bạn không sở hữu hoặc cũng không có quyền truy cập vào các bản sao mà Microsoft tạo ra cho mục đích dự phòng. Để tạo bản sao dữ liệu của bạn và lưu trữ các bản sao đó ở nơi khác, bạn cần dùng chiến lược sao lưu và phục hồi bằng giải pháp của bên thứ ba.

Mất mát dữ liệu sẽ rất tốn kém – đừng để điều đó xảy ra

Nếu doanh nghiệp của bạn đi vào bế tắc vì mất dữ liệu, thì bạn cũng phải nghĩ đến chi phí khi tạm ngừng kinh doanh. Một nghiên cứu từ  Information Technology Intelligence Consulting Research  kết luận rằng chi phí trung bình cho một giờ ngừng hoạt động là 100.000 đô la. Một trong số 33% người trả lời khảo sát đã báo cáo rằng thời gian ngừng hoạt động trong một giờ khiến họ tiêu tốn từ 1–5 triệu đô la!

Ngoài tiền bạc, việc mất dữ liệu còn gây hại cho danh tiếng của công ty. Thật khó để xác định thiệt hại về danh tiếng bằng tiền, nhưng chắc chắn rằng bạn không muốn rơi vào hoàn cảnh đó.

Đối với hậu quả như vậy, việc tránh tổn thất khi mất dữ liệu là hoàn toàn cần thiết. Ngày nay có nhiều nhà cung cấp giải pháp sao lưu, vì vậy hãy sử dụng giải pháp của một trong số họ.

Office 365 có cửa hậu – hãy đóng chúng lại

Bạn không thể ngăn những sai lầm, nhưng bạn có thể đảm bảo rằng khi sai lầm xảy ra, bạn sẽ nhanh chóng phục hồi và giảm thiểu những tác hại.

Tuy nhiên, có nhiều ý định xấu đền từ các tác nhân cả trong và ngoài nhằm phá hoại dữ liệu của bạn. Dữ liệu bị đánh cắp nguy hiểm hơn nhiều so với dữ liệu bị xóa, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có các biện pháp kiểm soát để ngăn điều đó xảy ra.

Hiểu mục đích của chính sách lưu giữ (không phải để tạo bản sao dự phòng) sẽ giúp bạn giải quyết lỗ hổng này. Nếu bạn phải đáp ứng các yêu cầu tuân thủ liên quan đến việc lưu giữ, bảo vệ và bảo mật dữ liệu thì đó càng là lý do để bắt đầu kiểm tra các nhà cung cấp sao lưu của bạn ngay hôm nay.

Đừng quên những dữ liệu được lưu tại chỗ. Đó thường là nguồn dữ liệu bị lãng quên nhưng cũng quan trọng như dữ liệu trong Office 365.

Nghiêm túc tuân thủ

Trong báo cáo “Cost of Compliance” năm 2019, Thomson Reuters tuyên bố rằng hiện có hơn 1.000 cơ quan quản lý trên toàn thế giới gửi hơn 200 bản cập nhật quy định mỗi ngày. Và bạn nghĩ rằng Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) là quá nhiều?

Dự đoán cho rằng sẽ có sự thay đổi quy định và nâng cao vai trò của việc tuân thủ trong kinh doanh trong mười năm tiếp theo. Đội ngũ CNTT sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc này. Vì vậy, nếu bạn có ý định chống lại nhiệm vụ này, hãy từ bỏ. Với tư cách là chủ sở hữu dữ liệu, bạn có trách nhiệm quản lý dữ liệu công ty của mình và đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu.

Một trong những thay đổi được mong đợi nhất trong là tự động hóa. Trong lúc chờ đợi, bạn có thể nâng cao chiến lược của mình ngay hôm nay: Sử dụng giải pháp sao lưu của bên thứ ba để bảo vệ dữ liệu của bạn trong Office 365. Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể tăng dung lượng eDiscovery của mình mà không phải tốn nhiều tiền để tích hợp các công cụ eDiscovery khác để đưa dữ liệu vào Office 365. Hãy tận dụng các công cụ sao lưu của bên thứ ba.

Đừng để kẻ xấu lợi dụng người dùng cuối của bạn

Màn hình đăng nhập giả mạo hoàn hảo từng centimet, email lừa đảo và các liên kết độc hại được nhúng trong một tập tin hoặc email vô tội chỉ là một vài thủ thuật mà tin tặc sử dụng để khiến người dùng cuối tiết lộ thông tin đăng nhập của họ và xâm phạm dữ liệu của bạn. Họ sẽ không dừng hành động đó lại. Do đó, phải liên tục nỗ lực xây dựng văn hóa an ninh và các chiến dịch nâng cao nhận thức. Các chiến dịch lừa đảo và giả mạo chỉ thành công nếu người dùng cuối mất cảnh giác, vì vậy hãy giúp người dùng cuối của bạn không tham gia vào việc này. Hãy nhớ rằng, ngay cả các chuyên gia CNTT cũng rơi vào những trò gian lận này. Không ai ngooại lệ.

Nếu bạn cần tư vấn các giải pháp sao lưu Office365 cho doanh nghiệp của bạn, hãy tham khảo những nội dung sau:

• Tư vấn mua bán phần mềm
• Top lý do chọn PACISOFT
• Phần mềm bản quyền
• Lợi ích khi mua bản quyền phần mềm

Biên dịch bởi NhaCuaDi – Iworld.com.vn