3 cách đáp ứng kì vọng làm việc kết hợp với Microsoft Teams và Microsoft 365

Ngày nay, hơn 270 triệu người sử dụng Microsoft Teams để thực hiện công việc kết hợp. Từ văn phòng đến nhân viên tuyến đầu, Teams hỗ trợ mọi nhân viên. Trên thực tế, việc sử dụng Teams của nhân viên tuyến đầu đã tăng gấp đôi so với năm trước.

Microsoft Teams và Microsoft 365 đã có những cải tiến sản phẩm mới được thiết kế để giúp cho công việc kết hợp hoạt động hiệu quả. Cho dù đó là việc tạo ra trải nghiệm cuộc họp hấp dẫn hơn, cho phép cộng tác với các đối tác hoặc khách hàng bên ngoài hay giúp bạn linh hoạt làm việc theo các điều khoản của mình, những tính năng và giải pháp mới này đều giải quyết những kỳ vọng mới mà mọi người đặt ra cho nơi làm việc.

Hình dung lại trải nghiệm văn phòng

Sau hai năm làm việc từ xa và kết hợp, dữ liệu của Microsoft cho thấy văn phòng vẫn quan trọng đối với người lao động và người quản lý. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cần suy nghĩ lại về cả không gian vật lý và chuẩn mực văn hóa để làm cho thời gian ở văn phòng trở nên đáng giá hơn. Điều này có nghĩa là phải đặt sự quan tâm về nhân viên, lý do và địa điểm của các cuộc gặp mặt trực tiếp nhằm đảm bảo không gian vật lý được thiết kế để giúp các nhóm kết hợp cảm thấy được kết nối và gắn kết.

Trong cuộc khảo sát của Microsoft, 38% nhân viên lai cho biết thách thức lớn nhất của họ là biết khi nào và tại sao phải đến văn phòng, trong khi chỉ có 28% công ty thiết lập thỏa thuận nhóm về việc ai sẽ làm việc ở đâu.

Để giúp điều phối thời gian làm việc tại văn phòng của bạn với nhóm của mình, Microsoft đã cập nhật Outlook để cho phép bạn trả lời các cuộc họp và lưu ý xem bạn định tham gia trực tiếp hay ảo.

Đối với những người tham gia cuộc họp kết hợp từ bên trong phòng hội nghị, Microsoft đang giúp việc thiết lập sự hiện diện cá nhân trở nên dễ dàng và ít gây mất tập trung hơn bằng những điểm cải tiến mới đối với trải nghiệm thiết bị đồng hành dành cho Teams room. Hiện tại, khi bạn tham gia cuộc họp trong Teams room bằng thiết bị cá nhân của mình, âm thanh của bạn sẽ tự động bị tắt để tránh phản hồi. Ngay sau đó, bạn sẽ được nhắc bật video trên máy tính xách tay của mình để những người tham gia từ xa có thể nhìn thấy rõ ràng cho dù bạn ở đâu trong phòng. Để tránh bị phân tâm, video của bạn sẽ bị ẩn khỏi màn hình phía trước phòng cũng như khỏi thư viện những người tham gia từ các thiết bị đồng hành trong phòng.

Để thu hẹp khoảng cách giữa không gian làm việc kỹ thuật số và vật lý, Microsoft đã giới thiệu một bố cục cuộc họp mới cho Teams room, được gọi là front row. Được thiết kế đặc biệt cho các cuộc họp kết hợp, nó đưa thư viện video vào ngang tầm mắt ở cuối màn hình để những người trong phòng họp có thể nhìn thấy các đồng nghiệp từ xa trong một tương tác trực tiếp tự nhiên hơn—giống như thể họ đang ở trong cùng một cuộc họp không gian vật lý. Nội dung được căn giữa trên màn hình và xung quanh là thông tin bổ sung về cuộc họp cũng như cảm xúc của người tham dự, bao gồm trò chuyện, giơ tay và phản ứng trực tiếp.

Microsoft đã và đang nỗ lực để mang những trải nghiệm mới nhất của Microsoft được xây dựng cho công việc kết hợp—trên Teams, Microsoft 365, Windows và Whiteboard—đến Surface Hub 2S, một canvas cộng tác và thiết bị họp được chứng nhận cho Microsoft Teams. Các thành viên nhóm từ xa giờ đây có chế độ xem động về các tương tác trong phòng nhờ vào Máy ảnh thông minh Microsoft Surface Hub 2 mới được hỗ trợ bởi AI. Công nghệ tạo khung tự động trong thiết bị tự động điều chỉnh chế độ xem của căn phòng, sắp xếp lại khung khi ai đó rời đi, nhiều người hơn bước vào hoặc một người tương tác với nội dung trên màn hình.

Được nhìn thấy và lắng nghe là điều cần thiết đối với một môi trường họp toàn diện, cũng như khả năng cộng tác liền mạch. Các giải pháp hiển thị hỗ trợ cảm ứng mới cho Teams Rooms từ Neat và Yealink đã được ra mắt vào quý 2 năm 2022. Các thiết bị này kết hợp âm thanh, video, màn hình cảm ứng và điện toán trong một đơn vị duy nhất—cho phép triển khai dễ dàng và nâng cao trải nghiệm cộng tác.

Làm cho mọi cuộc họp trở nên quan trọng

Microsoft thu thập hàng nghìn tỷ điểm dữ liệu để hiểu công việc đang thay đổi như thế nào. Thời gian hàng tuần dành cho các cuộc họp đã tăng hơn 250 phần trăm kể từ tháng 3 năm 2020. Đồng thời, các mô hình cộng tác linh hoạt hơn đang xuất hiện khi nhân viên đang định hình lại ngày của họ. Các cuộc họp ngày càng ngắn hơn và mang tính đột xuất hơn. Người dùng đang chuyển sang các kênh không đồng bộ như trò chuyện để hoàn thành công việc.

Microsoft cam kết tạo điều kiện cho những cách làm việc mới. Cho dù đó là trao quyền cho người thuyết trình để họ trở nên giỏi nhất hay cho phép cộng tác không đồng bộ giữa các múi giờ khác nhau, mục tiêu của Microsoft là tạo ra trải nghiệm toàn diện và hấp dẫn, làm cho cuộc họp của bạn hiệu quả và đảm bảo mọi người thấy được tác động của công việc của bạn.

Vào tháng 9 năm 2021, Microsoft đã công bố Cameo, trải nghiệm PowerPoint tích hợp liền mạch nguồn cấp dữ liệu máy ảnh Teams vào bản trình bày của bạn, cho phép bạn tùy chỉnh cách thức và vị trí bạn muốn xuất hiện trên các trang chiếu của mình. Nó cũng cung cấp các đề xuất về bố cục thông qua Trình thiết kế trong PowerPoint để có chế độ xem tối ưu. Cameo sẽ khả dụng rộng rãi vào quý 2 năm 2022.

Gần đây, Microsoft đã phát hành studio ghi âm, cho phép bạn ghi lại bản trình bày của mình trong PowerPoint và phân phối video theo yêu cầu, cho phép nhóm của bạn sử dụng nội dung theo điều kiện của họ. Phòng thu âm PowerPoint hiện khả dụng rộng rãi.

Giờ đây, bạn có thể tạo và sản xuất các bản trình bày của mình một cách liền mạch, quyết định cách thức và vị trí bạn muốn video của mình xuất hiện trên các trang chiếu của mình với vai khách mời, sau đó ghi lại chính bạn nói với bất kỳ trang chiếu nào bằng phòng thu âm. Khi đến lúc gửi thông điệp của bạn, hãy chia sẻ bản trình bày của bạn với PowerPoint Live trong Teams, cho dù bạn có tham dự cuộc họp hay không.

Không dễ để thu hút được sự chú ý. Việc cung cấp các bài thuyết trình có sức ảnh hưởng mà không có khán giả trực tiếp là một thách thức đặc biệt. Speaker coach trong Microsoft Teams, sử dụng AI để cung cấp hướng dẫn riêng về tốc độ của bạn, thông báo cho bạn nếu bạn đang làm gián đoạn ai đó và nhắc bạn đăng ký với khán giả của mình.

Để đảm bảo tác động của lời nói của bạn không bị mất đi, Microsoft đã công bố tính năng Thông dịch ngôn ngữ, cho phép các thông dịch viên trực tiếp chuyển đổi những gì người nói nói sang ngôn ngữ khác trong thời gian gần như thực. Người tổ chức cuộc họp sẽ có thể chỉ định thông dịch viên từ danh sách người tham gia của họ và chọn tối đa 16 tổ hợp ngôn ngữ nguồn và đích, trong khi những người tham dự sẽ nghe phần thông dịch với âm thanh gốc phát ở âm lượng thấp hơn trong nền.

Các cuộc họp thường đóng vai trò là không gian cộng tác để lên ý tưởng và giải quyết vấn đề theo nhóm. Microsoft Whiteboard trong Teams đã phát triển để trở thành một không gian làm việc cộng tác trực quan có giá trị, nơi các nhóm cùng nhau thảo luận và học tập kết hợp hiệu quả. Nó cung cấp một bộ chức năng phong phú giúp cộng tác trực quan trở nên sống động trong Teams, bao gồm con trỏ cộng tác, hơn 50 mẫu mới, phản ứng theo ngữ cảnh và khả năng mở các bảng hiện có cũng như cộng tác với các đồng nghiệp bên ngoài trong các cuộc họp Teams.

Cộng tác và giao tiếp theo cách của bạn

Theo dữ liệu của chúng tôi, hơn 50% nhân viên đang cân nhắc làm việc từ xa hoàn toàn trong năm tới. Với nhu cầu linh hoạt và di động hơn, thời của điện thoại bàn cố định trong văn phòng cố định đã qua.

Teams Phone sẽ sớm cung cấp trải nghiệm ưu tiên thiết bị di động thực sự với Operator Connect Mobile hợp tác với một số nhà khai thác viễn thông sáng tạo nhất thế giới bao gồm BT, Rogers, Swisscom, Telia và Verizon. Điều này cung cấp cho bạn một số điện thoại cho số bàn và số điện thoại di động của bạn, bất kể bạn đang sử dụng mạng hay thiết bị nào. Bạn cũng có thể di chuyển cuộc gọi qua các mạng và thiết bị mà không bị gián đoạn—chẳng hạn như khi bạn đang chuyển đổi từ dịch vụ di động trong khi đang di chuyển đến Wi-Fi văn phòng của mình.

Teams Connect được thiết kế để cộng tác liền mạch, an toàn và dễ sử dụng xuyên qua các ranh giới của tổ chức, cho phép mọi người làm việc như một nhóm mở rộng trong khi ở trong môi trường Teams của riêng họ. Vào cuối năm 2021, Microsoft đã công bố các kênh chia sẻ Teams Connect, giúp cho phép cộng tác với những người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn từ một không gian làm việc chung. Ví dụ: một nhóm làm việc trên một sản phẩm mới sẽ có thể chia sẻ kênh Nhóm với nhóm thiết kế bên ngoài để tạo một không gian làm việc chung giữa các tổ chức. Mọi người có thể giao tiếp, lên lịch họp, chia sẻ tệp và cộng tác trên các ứng dụng mà không cần chuyển đổi tài khoản.

Để tạo và cộng tác hiệu quả, Microsoft cần một cách để mang thông tin, tài liệu và nhóm phân tán lại với nhau. Vào tháng 1 năm 2022, Microsoft đã ra mắt các thành phần Vòng lặp trong cuộc trò chuyện Nhóm, cung cấp một cách mới để cùng nhau lên ý tưởng, sáng tạo và đưa ra quyết định. Microsoft cũng đã giới thiệu các thành phần Vòng lặp trong thư Outlook. Giờ đây, bạn có thể động não, hoàn thành các mục hành động và nhận trạng thái mới nhất từ nhóm của mình mà không phải chuyển ngữ cảnh hoặc ứng dụng.

Cuối cùng, một thách thức chung của công việc từ xa và kết hợp là duy trì vốn xã hội: mạng lưới các mối quan hệ cho phép mọi người và tổ chức phát triển. Mặc dù việc tạo dựng tình bạn và các mối quan hệ có thể là một thách thức trong môi trường làm việc hỗn hợp, nhưng Microsoft đang đầu tư vào các công cụ giúp bạn thể hiện bản thân và tận hưởng niềm vui khi làm việc đó.

Giờ đây, bạn có thể thể hiện cá tính của mình nhiều hơn nữa vào cuộc trò chuyện với các biểu tượng cảm xúc Thông thạo mới trong Teams. Với kiểu dáng sống động và vui nhộn, hơn 1800 biểu tượng cảm xúc ba chiều có thể truyền biểu cảm và sự vui tươi vào tin nhắn. Chọn một danh mục và sử dụng bộ chọn tông màu da để chọn một biểu tượng cảm xúc thể hiện bạn tốt hơn.

Liên hệ mua

Liên hệ Pacisoft để được tư vấn nhiệt tình nhất.

• (024) 3915 6886 |  (028) 3610 0816
• sales@pacisoft.com
• Chat với chuyên viên tư vấn Online
• www.PACISOFT.vn/lien-he  • www.PACISOFT.com

Tìm hiểu thêm sản phẩm Microsoft bản quyền

• Mua bán phần mềm Microsoft bản quyền
• Thông báo quan trọng về việc Microsoft tăng giá sản phẩm kênh Open License
• Trang tin tức Microsoft
• Office 365 bản quyền
• Microsoft 365 bản quyền
• Windows 10 bản quyền
• Windows Server bản quyền
• SQL Server bản quyền
• Visual Studio bản quyền
• Exchange Server bản quyền
• Azure bản quyền
• SharePoint bản quyền
• Microsoft Visio bản quyền
• Microsoft Project bản quyền
• Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook bản quyền
• Cấp phép phần mềm Microsoft
• Key điện tử (ESD) là gì?